Llega un fin de trimestre que además coincide con el final del primer semestre del año. Es un momento importante para cualquier negocio, pero de más importancia aún para las PYMEs. El tiempo no sobra y cada movimiento que hagamos en nuestra empresa nos ayudará a definir mejor los siguientes: este final de mes puede significar un simple cierre de ventas o un cierre de ejercicio… o podemos acelerar el cierre de ventas y además convertir nuestros datos en una herramienta para vender mejor al siguiente.
La verdad es que a día de hoy, la mayoría de las PYMEs se quedan en la resolución de problemas cotidianos mediante métodos tradicionales. «Esto siempre se ha hecho así»: con una reunión, un informe, un ponerse a buscar facturas, un Excel (o mil) con la relación de las visitas… métodos que efectivamente nos sirven para cerrar un ejercicio, pero para nada más.
Para optimizar recursos (y ahorrarnos dolores de cabeza a final de mes o de trimestre) la mayoría de expertos en consultoría de negocio aconsejan a las pyme implantar sistemas de monitorización en tiempo real de las ventas. «Monitorización de ventas» no significa como muchos creen vigilar a los comerciales: se trata de un trabajo intensivo para el jefe o jefa de equipo, que implica en casi todas las ocasiones «cambiar el chip» y empezar a asumir estrategias de largo plazo, tanto entre la fuerza comercial como entre el equipo directivo.
La monitorización de ventas en tiempo real es una tendencia global. El experto mexicano Falconeris Marimón aconseja: «La mejor manera de garantizar el cumplimiento de tareas es utilizar una herramienta de monitorieo de en tiempo real y poder realizar la medición de aquellos aspectos fundamentales y tomar acciones correspondientes».
O lo que es lo mismo: si queremos reaccionar a tiempo, prevenir problemas y desarrollar estrategias de ventas a medio o largo plazo, es imprescindible monitorizar nuestras ventas en tiempo real. Y una consecuencia directa de esto es que, una vez se implanta un sistema de monitorización de ventas en tiempo real, también se aceleran los procesos de venta.
Acelerar el cierre de ventas usando informes comerciales… antes del cierre de ventas
Los informes comerciales son una herramienta fundamental de cualquier equipo de ventas. Los informes comerciales sirven tanto para evaluar resultados como para planificar objetivos. La práctica tradicional de «perseguir» a los comerciales para que presenten informes ha sido sustituida en prácticamente todas las empresas por herramientas de automatización de los datos: actualmente cualquier CRM permite a las pymes obtener informes comerciales automáticos sin necesidad de que cada comercial o jefe de equipo los elabore artesanalmente en una hoja de cálculo.
La principal ventaja de un programa de gestión comercial online para la elaboración de informes comerciales es que son automáticos: no dependen de la memoria del comercial, sino que se elaboran con el propio día a día de la actividad comercial. En el momento en que se anotan visitas, presupuestos aprobados o cualquier hito de un comercial, la actividad de ese comercial se traduce automáticamente en un informe comercial, disponible para consulta del jefe o jefa de equipo en su propia pantalla.
En Trebede.com hemos desarrollado diferentes informes comerciales: semanales, mensuales, por comercial y también por empresa. Damos importancia tanto a los objetivos conseguidos como a los hitos de actividad, ya que creemos que la actividad de los comerciales merece ser evaluada tanto o más que las propias ventas, para que nuestro CRM online sirva para las pymes como herramienta de gestión comercial, estrategia y marketing.
Un informe comercial sólo puede acelerar el cierre de ventas si ofrece al jefe de equipo datos cuantificables, claros y disponibles. Para acelerar el cierre de ventas es tan fundamental como el informe que la empresa tenga bien definidos sus objetivos comerciales y de gestión a corto y medio plazo: eso forma parte de la misma filosofía de empresa y será difícil que un programa de gestión lo haga por nosotros.
Sin embargo un informe de ventas también puede ayudarnos a definir objetivos realistas: no podemos planificar igual las ventas de un nuevo producto o una nueva área que aquellas que ya tenemos consolidadas. Identificar nuestros elementos de valor o las próximas necesidades de un cliente sí son datos qu pueden extraerse de un informe comercial, y nos permitirán tanto acelerar el cierre de ventas de un ejercicio como planificar el ejercicio siguiente.
Acelerar el cierre de ventas no significa cerrar cada venta a la primera. Acelerar el cierre de ventas significa optimizar nuestro trabajo de gestión tanto como optimizamos nuestras operaciones mismas de venta. Lo más importante para acelerar el cierre de ventas puede ser definir las necesidades del cliente, pero la segunda gran prioridad _y ésta depende de toda la empresa, no sólo de los comerciales_ es planificar nuestras fuerzas. Automatizar procesos como la gestión de datos y los informes comerciales nos permite a las pymes ser ágiles y concentrarnos en lo que mejor sabemos hacer: vender nuestros productos.