Supervisar equipos comerciales es una tarea compleja que requiere entrenamiento. Para ser jefe de equipo hay que aprender a liderar, a planificar y a coordinar. No es una tarea que se base en recoger impresiones en una reunión y mandar mucho. Para supervisar equipos comerciales es imprescindible el contacto humano. Por supuesto tenemos que planificar reuniones periódicas, o entrevistas personales. No podemos, sin embargo, basar toda la relación humana con el equipo en una hora semanal.
La supervisión de equipos de ventas tiene todo que ver con la planificacion. Hay que trazar planes de acción de equipo y también individuales (por comercial y por cliente). Y eso es algo que aprendemos juntos en el día a día, más allá de los horarios y reuniones. Hay varias preguntas básicas que debemos plantearnos siempre y a la par que nuestras vendedoras. Y ya hemos empezado con la gestión de datos. ¿Cubrimos las necesidades del cliente? ¿Qué debilidades tiene nuestra oferta en relación con la competencia? ¿Qué podemos ofrecer que no puedan ofrecer ellos? Puede que nuestros comerciales necesiten guía, y eso no les convierte en malos vendedores.
Supervisar equipos comerciales en el día a día
Por productivas que sean las reuniones informales, es imprescindible que un equipo de ventas se reúna formalmente. Una vez a la semana o al mes: dependerá del equipo, de la empresa y sobre todo de la temporada. En cada reunión conviene dar cuenta en común de las actividades llevadas a cabo, las previsiones, las ventas cerradas y también de los stocks. Por eso es tan importante incluir al personal de administración y logística en nuestro liderazgo.
La formalidad no debe ser una excusa para que los comerciales se sientan vigilados. Supervisar equipos ventas significa guiar, no buscar errores o imponer castigos. La reunión es precisamente una manera de proteger el trabajo de los comerciales. Esa política de «buscar las vueltas» tomando una cerveza y presentar por sorpresa un informe negativo podrá ser muy espectacular para los gurús, pero es una mala práctica de un líder de equipo.
Cuidar los datos
Para planificar un buena agenda de reuniones, es necesario que el jefe de equipo haga los deberes antes. Para eso están los informes y para esto tenemos nuestro software de gestión comercial. Hacen que supervisar equipos de ventas sea una tarea más sencilla, y favorecen la transparencia. Si toda la empresa tiene acceso a la agenda de clientes de cada comercial, ¿por qué no compartir los resultados para crecer juntos?
Además, un informe de gestión comercial, por más que nos ayude, requiere de nuestro análisis y reflexión. No podemos presentar los informes como si fueran las notas del cole. Los programas de gestión comercial nos ayudan a optimizar el tiempo: tenemos los datos a mano, y podemos dedicar el tiempo de la reunión semanal a trabajar con lo que nos dicen esos datos. Por ejemplo, en qué fase del ciclo de ventas es más fuerte cada vendedor, y cuándo necesita más ayuda.
Otro dato que debemos tener en cuenta para supervisar equipos comerciales son las fases de prospección y seguimiento de ventas. A menudo nos dejamos llevar por los resultados inmediatos, y olvidamos que son clave del crecimiento de nuestros números. ¿Quién se encarga de ambas en el equipo? O si lo hace cada comercial, ¿permitimos que disponga de tiempo para ello?
Resulta imposible manejar cosas como las tasas de conversión o el conducto de ventas, si no tenemos claros aspectos tan básicos como cuánto tiempo al mes dedicamos a la prospección en nuestro equipo comercial, y qué argumentos de ventas utilizamos. Esto también nos sirve como líderes de equipo: haciéndonos estas preguntas ya estamos acompañando a nuestra gente.
¿Y qué datos supervisamos?
Hay cuatro datos imprescindibles, según la consultora Improven:
- Número de ventas por comercial
- Número de ofertas presentadas: cuánto se ofrece en cada venta
- Ventas cerradas por comercial
- Ratio de ofertas conseguidas frente a las presentadas.
Después podemos cruzar esos datos con:
- Porcentaje de ventas por sector o segmento
- Porcentaje de incremento de cuota de negocio de la empresa
- Variación por venta cruzada
- Porcentaje de satisfacción de los clientes (¡el seguimiento!)
- Evolución de la tasa de quejas y reclamaciones
¿Y los objetivos?
Todos tenemos objetivos de ventas y debemos plegarnos a ellos. Pero eso no significa que para supervisar equipos de ventas los objetivos hayan de ser inamovibles. Los objetivos son importantes para centrarnos y lograr superar nuestros números, pero hay que aterrizarlos en el mundo real, en el aquí y ahora. Debemos ser ambiciosos, pero realistas. Poner a una comercial junior los mismos objetivos que a una senior con diez años en la empresa quemará a la comercial y vendrá en detrimento de nuestras ventas.
Los objetivos pueden variar en función de la temporada, de un momento puntual de buenas oportunidades, o incluso de eventos en la competencia. Para mejorar los resultados también tenemos los incentivos, y si es necesario ejercer la coerción, siempre buscando una salida de consenso. En definitiva, siendo líderes antes que «jefes» y teniendo a la vista el largo plazo. ¡Suerte en la próxima reunión!