8 módulos esenciales en tu programa de gestión de cobros

8 modulos esenciales en tu programa de gestion de cobros

Un programa de gestión de cobros es una de las herramientas más eficaces con las que cuenta una empresa para controlar sus acciones comerciales. Es importante que ese programa se adpate a las características particulares del negocio, aunque es fundamental que cuente con algunos módulos básicos, que se podrán complementar con otros avanzados. Dentro de los primeros, cabría destacar los siguientes:

1. Agenda: uno de los módulos más importantes

Una buena organización es fundamental para conseguir la máxima eficiencia y optimización de los recursos de la empresa. Por eso, el primero de los módulos con los que debe contar un programa de gestión de cobros es una agenda que permita crear recordatorios para realizar llamadas o establecer alertas. Además, debe permitir aplicar filtros para acceder a los datos de los clientes almacenados en el sistema.

2. Informes sobre la situación de negocio de deuda

Para determinar la situación de liquidez de la empresa es necesario conocer en cada momento todo lo relacionado con pagos y cobros. En un programa de gestión de cobros es fundamental contar con módulos que faciliten el conocimiento inmediato y real de la situación de la deuda: facturas pendientes, importe y previsión de cobro, así como resúmenes periódicos. Eso permite anticiparse a necesidades de tesorería.

3. Historial de la relación con el cliente

La información de los clientes es esencial y, a lo largo de la relación con ellos, se pueden acumular ingentes cantidades de datos. El programa de gestión de cobros debe permitir conocer facturas y presupuestos, importes, impagados o cualquier tipo de interacción con ellos. La organización de esos datos en listados agiliza esas relaciones y facilita tomar decisiones respecto a ella.

4. Informes por área, profesional y porcentajes recobrados

Otro de los módulos de un programa de gestión de cobros esencial para ganar en eficiencia y anticiparse a problemas de liquidez. Sobre todo los porcentajes recobrados son la clave para adoptar decisiones estratégicas de cara al futuro.

5. Importación y exportación de datos

Cualquier programa de gestión de cobros basa su funcionamiento en Internet. Esto significa que es necesario que cuente con módulos que permita mover los datos y ficheros de unos programas a otros en caso de ser necesario.

6. Clasificación de deudores

Uno de los módulos más útiles en un programa de gestión de cobro es el que permite clasificar a los deudores mediante etiquetas. Gracias a ellas se puede filtrar la información de estos según aspectos que se consideren importantes, ya sea tipo de negocio o alcance de la deuda, entre otros.

7. Listados de empresa por área geográfica

La delimitación geográfica es otro factor esencial, bien por provincias bien por áreas determinadas. El programa de gestión de cobros debe facilitar listados de expedientes clasificados teniendo en cuenta este factor, también básico a la hora de tomar decisiones.

8. Gestión presencial y telefónica

Dentro de los módulos de un programa de gestión de cobros, no hay que olvidar la importancia que tiene tanto la gestión presencial como la que se realiza vía telefónica. Esta última cada vez cobra más relevancia por el ahorro de tiempo y de recursos que supone.

Además de todos estos módulos básicos, un buen programa de gestión de cobros debe ofrecer la posibilidad de contar con otras funcionalidades también muy útiles: facturación, presupuestos, correos con la actividad del día o CRM tanto para gestión comercial como para call center.

Trebede te ofrece esa herramienta informática que necesitas, un programa de gestión de cobros que se adapta a tus necesidades. Te permitirá un control estricto de tus facturas, cobros e impagados que te permitirán tomar decisiones basadas en datos siempre actualizados y en el análisis de la situación de cada momento.

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