Cuando se trata de empresas que distribuyen u ofrecen productos y servicios, la facturación puede llegar a ser una de las tareas más complicadas de su sistema. Después de todo, un mínimo error en el proceso podría llevar a grandes pérdidas en ingresos. Sin embargo, también puede llegar a ser increíblemente tedioso y consumir mucho tiempo, por lo que los márgenes de error siempre están presentes y pueden pasar desapercibidos.
Es debido a ello que la mayoría de empresas modernas usan herramientas que permitan automatizar el proceso de facturación a clientes. Sin embargo, que se trate de una herramienta digital no significa que sea perfecta. Cada empresa tiene necesidades diferentes, por lo que encontrar el sistema perfecto puede ser un verdadero reto. Aquí te damos una lista de características que debe tener el tuyo para asegurar que sea útil y ventajoso para tu empresa.
Lo más importante de un perfecto sistema de facturación para empresas: la flexibilidad
No importa que tantas funcionalidades y beneficios pueda ofrecerte un sistema de facturación para empresas. Si este no ofrece adaptabilidad de sus características o flexibilidad en sus funciones, entonces es probable que no te sea muy útil a largo plazo. Se debe a que la tecnología y los sistemas continúan desarrollándose con cada año que pasa.
Por lo tanto, si contratas un sistema estático, que no evoluciona con el tiempo y no trabaja para adaptarse a ti, lo más probable es que se vuelva obsoleto rápidamente. Además, la falta de flexibilidad solo indica que tendrás muchas de tus necesidades desatendidas y tendrás que conformarte solo con lo que ofrezca ese sistema de facturación para empresas. Asegúrate de que el proveedor ofrece personalización y actualizaciones constantes.
Debe ser accesible desde todos los dispositivos
Una de las tendencias de las herramientas digitales en la actualidad es la accesibilidad. La mayoría que encontrarás te permiten acceder a los datos y al programa desde cualquier dispositivo, incluyendo portátiles, tablets y móviles. Gracias a ello, hace que los datos sean accesibles en cualquier lugar y en cualquier momento sin necesidad de sacrificar la seguridad y la privacidad de los datos. Si quieres un sistema de facturación para empresas perfecto, esto es imprescindible.
Listado de clientes: si no lo tiene, no es para ti
El listado de clientes es probablemente una de los aspectos más básicas e importantes de un sistema de facturación para empresas. Este te permite llevar un orden adecuado de todos los pagos y aspectos generales de la factura con una empresa o individuo en específico. Además, el hecho de que sea en una herramienta digital te ahorra mucho tiempo de búsqueda, como suele pasar con las carpetas almacenadas en oficinas.
Importación y exportación de datos
Esta es una de las características que te dará mayor flexibilidad en tu sistema de facturación para empresas. Permite que los datos puedan extraerse para imprimirse, utilizarse en otro programa de gestión o incluso para almacenarse en otros medios de seguridad. Además, permite adaptar los datos de otras aplicaciones de gestión al sistema. Sin duda, es imprescindible si quieres usar varias herramientas a la vez.
Informes automáticos
Los informes son una de las principales maneras de mantener una gestión apropiada de tu sistema de facturación. El perfecto sistema de facturación para empresas debe dar informes al menos de manera mensual y trimestral, con el fin de mantenerte al tanto de todos los acontecimientos en cuanto a pagos, deudas e ingresos de tu empresa. ¡Y lo mejor es que no tendrás que pagarle a alguien para que los lleve a cabo!
Filtros avanzados: una de las mejores características de los sistemas de facturación para empresas
Los filtros avanzados te permiten ordenar las facturas dependiendo de su estado, tipo de cliente, producto, importe y una infinidad de parámetros más. De hecho, tú mismo puedes personalizarlos para que puedas encontrar la información que buscas de forma casi instantánea. Esta es una de las características que debes buscar en tu sistema de facturación para empresas si quieres que de verdad te sea útil.