¿Cómo hacer una factura proforma y en qué casos es necesaria?

¿Cómo hacer una factura proforma y en qué casos es necesaria?

Todos hemos oído hablar de los conceptos de factura, albarán o presupuesto. Pero, ¿qué es una factura proforma? Con el siguiente artículo trataremos de sacarte de dudas para que puedas conocer a este documento, sin validez fiscal ni contable, pero de gran utilidad para las empresas.

Aunque te vamos a explicar en qué consiste el concepto de factura proforma, debes saber que desde Trebede ponemos a tu disposición el mejor software de gestión para que todos tus clientes estén plenamente satisfechos.

Lo ideal es contar con un software que gestione las relaciones con los clientes, liberándonos a nosotros de preocupaciones, como la realización de facturas proforma. Se define como una factura borrador que se envía al comprador para que pueda conocer los detalles de la transacción, aunque solo tendrá valor informativo, para que éste pueda revisarla antes de emitirla.

La factura proforma es el paso previo a la factura convencional, el resultado de la negociación previa que conllevará a la venta de un producto o servicio determinado. De hecho, es muy común transformar la proforma en la factura ordinaria.

A diferencia de la factura en sí, la factura proforma no es obligatoria, por lo que no será necesaria presentarla ante la Agencia Tributaria. No obstante, existen una serie de elementos que debe recoger una factura proforma:

  • Título visible. Indicar el tipo de factura del que se trata, por lo que la palabra ‘proforma’ debe verse claramente.
  • Fecha de emisión. De la citada factura proforma.
  • Datos del vendedor. Relativos a nombre comercial, DNI o CIF y dirección.
  • Datos del destinatario. Con las mismas credenciales que en el caso del vendedor.
  • Datos de la venta. Debe recoger la información relacionada con los productos o servicios que se van a vender (cantidad, precio unitario y precio total).
  • Impuestos aplicables. Deberán figurar claramente en el documento, como en el caso de la cuota de IVA, para que su presentación trimestral tenga efecto.

¿Cuándo se utiliza?

Al margen de su labor informativa que hemos comentado con anterioridad, la factura proforma se emplea en operaciones comerciales de carácter internacional, para determinar el valor de la transacción. También se utiliza como justificación y compromiso de la inversión a realizar cuando se solicitan subvenciones estatales o financiaciones externas.

La documentación a presentar

En España no es necesario rellenar ningún modelo para presentar la factura proforma, de hecho estamos exentos de obligaciones fiscales ante Hacienda con respecto a este tipo de documento.

¿En qué casos es necesaria?

Analizamos los casos concretos en los que se hace necesaria, que no obligatoria, la factura proforma.

  • Si un cliente ha formalizado un pedido, pero no ha llegado a completar el proceso de pago.
  • Si queremos acceder a una financiación o préstamo, ya que será un requerimiento de las entidades bancarias.
  • Para comprobar la rentabilidad que tienen los planes de viabilidad, por lo que la proforma se suele adjuntar a éstos.
  • Para iniciar un proceso de fabricación de un determinado producto. No siempre es condición indispensable, pero en ciertos procesos empresariales puede aparecer.
  • Para acreditar los gastos de un proyecto, aunque no esté todavía en marcha. Es lo que sucede, por ejemplo, a la hora de acceder al pago de una prestación por desempleo.

Diferencia con la factura comercial u ordinaria

La principal diferenciación es que la de carácter comercial tiene validez fiscal y es un documento definitivo, es decir, que no se puede modificar. En cambio, la proforma es un documento previo a la emisión de la factura que carece de validez legal.

Diferencia con el presupuesto

Aunque a priori tengan una función similar, la factura proforma y el presupuesto se envían al cliente en etapas diferentes de la negociación.

El presupuesto sería la propuesta inicial en el que se informa al consumidor sobre el precio y la propuesta comercial, y si éste da el visto bueno, entonces se le envía la factura proforma para detallar la parte económica. Después llegaría la venta del producto y ya finalmente la emisión de la factura ordinaria. Estos pasos son muy comunes especialmente en las transacciones internacionales.

Diferencia con el albarán

El albarán es un documento que se emite por parte del vendedor como justificante en la entrega de la mercancía, por lo que no tendrá por qué contener datos económicos. Tampoco poseerá validez fiscal ni contable, por lo que no habrá que entregarlo a Hacienda.

Así pues, la factura proforma se considera como más completa al incluir los datos económicos de la transacción.

Cómo hacerla

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