Si tu negocio es de los que siguen emitiendo las facturas en papel, o registra los pagos recibidos en archivadores de libros de cuentas, es hora de modernizarse. Realizar todas las tareas de contabilidad de una empresa de esta forma tan tradicional puede derivar con mucha facilidad en fallos, además de suponer una gran cantidad de tiempo y recursos humanos invertidos en ello.
Optar por un programa de gestión de cobros como el que, por ejemplo, nosotros ofrecemos generará facturas de manera completamente automáticas o agilizará el abono de las recibidas, entre otras muchas funciones. ¡Sigue leyendo!
Automatiza tu contabilidad
Además de elegir e instalar un sistema informático contable acorde a tus necesidades de empresa, tendrás también que tener en cuenta estos ‘tips’, fundamentales para conseguir la mayor rentabilidad y eficiencia del software:
– Forma al departamento de contabilidad. Debes asegurarte de que tus oficinistas sepan manejarse con el programa de gestión de cobros contratado. Respeta la curva de aprendizaje combinando en método de trabajo convencional, a mano, con el nuevo software. Una vez ya se lo sepan de memoria, impleméntalo cien por cien. Verás como a partir de ese momento la cantidad de errores en el departamento es casi inexistente.
– Recopila datos. Sin ir más lejos, los de tus clientes habituales. De esta manera, la realización de facturas emitidas o recibidas será más rápida, pues es el sistema automáticamente volcará el nombre, apellidos, NIF o CIF y dirección en el documento de cobro o pago.
– Introduce las partidas destinadas para cobros y pagos. Simplemente con esta acción, será la herramienta de gestión quien se encargue de hacer las comprobaciones pertinentes para saber desde qué partida realizar el abono o el pago recibido. Implementa, también, en tu programa de gestión de cobros tu presupuesto y todo lo relativo a impuestos.
– Revisa puntualmente la contabilidad, sobre todo al comienzo, para saber que el software cuenta con los parámetros y datos necesarios para hacer un trabajo perfecto.
Tras estas ventajas no te lo pensarás
Son muchos los beneficios que supone la implementación de un programa de gestión de cobros especializado en oficinas. Estos son las cinco más importantes:
– Aminora fallos. Como ya hemos adelantado antes, la automatización evita los errores humanos siempre y cuando hayas introducido toda la información económica y fiscal correctamente en el sistema.
– Clasifica clientes. Esta funcionalidad permitirá optimizar el tiempo de tus contables: el programa de gestión de cobros los segmentará según tus filtros: con o sin pagos pendientes, por mayor o menor grado de facturación…
– Se reducen los gastos. La reducción de tiempo de trabajo de tu plantilla en la tarea anterior o en cualquier otra de las que el sistema puede hacer por ellos, implicará directamente que podrán dedicarlo a otros asuntos de la compañía. Optimizarás, por tanto, tus recursos humanos.
– Tu excelencia ante el cliente mejorará considerablemente. El programa de gestión de cobros y pagos reduce plazos y permite emitir las facturas por correo electrónico o cualquier otro sistema electrónico utilizado en esta era de Internet.
– Genera alarmas. Es una función complementaria, pero muy productiva. La mayoría de estos softwares cuentan con recordatorios que ayudan a no olvidar ninguna acción contable por pequeña que sea.
– Se integra a la perfección con el resto de sistemas. Si relacionas tu programa de gestión de cobros con el CRM el resultado puede ser excelente: con toda la información disponible e integrada podrás llevar a cabo efectivas campañas de marketing digital o mejorar la actividad diaria en todos los departamentos de tu compañía.
Si quieres implementar este beneficioso software en tu oficina o quieres renovar el que ya tienes porque se ha quedado obsoleto, te invitamos a que conozcas el nuestro. El que en Trebede.com ofrecemos cuenta con muchas más ventajas de las mencionadas… ¡Conócelo! ¡Estaremos encantados de atenderte y explicarte sus funcionalidades!