Presupuestos cerrados: qué podemos hacer como emprendedores

Nos llaman y nos ofrecen una cantidad cerrada por un servicio. ¿Cómo saber si aceptar o no un presupuesto cerrado? ¿Cómo saber si esa cantidad es la justa por nuestro trabajo? En Trebede.com lo tenemos claro: los mejores consejos nos los da nuestro CRM.

Prácticamente todos los autónomos y emprendedores nos enfrentamos a presupuestos cerrados. A veces proceden de clientes de confianza con un servicio urgente, en el que también ellos tienen un presupuesto cerrado. En sectores como la construcción y las reformas se trabaja muy a menudo con prespuestos cerrados; en los servicios culturales con presupuestos abiertos; y muchos autónomos se manejan con presupuestos cerrados y servicios añadidos aparte. Sin embargo, cuando un emprendedor acepta un prespuesto cerrado la posibilidad de negociación prácticamente desaparece, y este es un detalle fundamental.

Si nos pica la espalda... OJO
Si nos pica la espalda… OJO

Claves para evaluar un prespuesto cerrado antes de aceptarlo

1.- Haz números ANTES de decir sí. Como emprendedores tenemos que asumir que somos una empresa: ¿significa esto dejar de lado las cuestiones humanas? No, desde luego, pero para el mercado en general y Hacienda en particular nuestra actividad es el resultado de ingresos y gastos. Nunca debemos aceptar un presupuesto cerrado sin aclarar si incluye o no los impuestos: podemos estar hablando de una cuarta parte de los honorarios, entre IVA y retenciones.

2.- Calcula tu tiempo. No nos planteamos ningún servicio sólo en función del dinero, sino de su coste de oportunidad: muchos prespuestos cerrados traen también plazos cerrados, y puede que tengamos que apartar otros servicios para cumplir, con las consiguientes explicaciones al resto de clientes.

En este momento ya deberíamos tener abierto nuestro programa de gestión comercial y repasar nuestros presupuestos anteriores. Si ya hemos hecho este servicio podremos comprobar en cuánto lo presupuestamos y qué cantidad facturamos al final.

3.- Cierra el servicio que vas a ofrecer: precisamente porque hemos consultado el CRM poemos hacerlo. Horas de gestión, revisiones adicionales, materiales, marcas y calidades, transporte y logística… todo eso que casi nunca cabe en ese e-mail con el que nos han hecho el encargo.

Un presupuesto cerrado no tiene por qué ser un presupuesto detallado, y es nuestra labor informar al cliente de lo que le estamos ofreciendo. Es mejor algo de asertividad hoy que una discusión subida de tono mañana.

4.- ¿Cuándo cobrarás? Para responder a esta pregunta es IMPRESCINDIBLE saber la respuesta a esta otra:

5.- ¿Quién es tu cliente? O lo que es lo mismo: ¿qué valor añadido tiene ese presupuesto cerrado? Si la empresa es de confianza probablemente querramos darle servicio incluso si supone ganar menos dinero, pues queremos fidelizar a ese cliente. Si es reciente debemos tener en cuenta qué relación comercial queremos establecer: aquí es donde lo humano entra en juego.

¿Queremos una relación comercial basada siempre en prespuestos cerrados? Perderemos capacidad de negociación pero quizá ganemos ciertas cantidades con frecuencia, y la liquidez siempre viene bien… pero no olvidemos que un cliente llama a clientes de su mismo perfil, y en algún momento tendremos que definir dónde está nuestro límite para aceptar presupuestos cerrados.

Hacer bien un presupuesto profesional con CRM online
Informamos hoy al cliente… y guardamos información a futuro

Por eso es fundamental utilizar los presupuestos de nuestro programa de gestión comercial online como una fuente de información para nuestro negocio. Un cliente perezoso para pagar es aquel al que tenemos que cobrar adelanto; y un cliente que paga rápido y bien, que habla de nosotros a sus amigos, es aquel al que dar un margen de confianza pues la relación que tenemos con él se basa en ésta.

Por eso, siempre que nos soliciten un servicio bajo presupuesto cerrado, es importante crear, detallar al máximo y enviar un presupuesto con nuestro CRM por la cantidad que nos ofrecen, especificando si incluimos impuestos o no. El cliente entenderá qué podemos ofrecer por esa cantidad y en ese plazo, y ello redundará en mejor servicio para ambas partes.

5 comentarios

  1. Para una PYME es la peor opción , aceptar un presupuesto cerrado es jugar a la ruleta rusa pero con la proporción bala-tambor vacío invertida. Normalmente el cliente que te ofrece un presupuesto cerrado lo acompaña de una » sospechosa urgencia » directamente proporcional a tu urgencia por facturar y, a mi experiencia me remito, la información del servicio incompleta o al menos poco clara , pero eso sí la conclusión de trabajo exhaustiva . Si te ves obligado a aceptar a este tipo de clientes es mejor que cambies de cliente o de sector o estás muerto.

    1. Es una cuestión muy peliaguda: en mi sector que es la producción cultural la mayoría de los presupuestos vienen cerrados, y hay que negociar mucho para que los clientes entiendan que no siempre puedes ajustarte a lo que ellos creen que debes cobrar.

      Yo suelo medir al cliente por su capacidad para negociar: si escucha y presta atención a los detalles puede convertirse en un buen cliente. Desde luego muchos acusan esa urgencia de la que hablas y, en mi caso, piden varias correcciones, cambios de formato y de estilo, haciendo además que el encargo no termine nunca.

  2. La verdad es que hay sectores que no tienen otra opción, principalmente cuando se trabaja para administraciones públicas o cuando se negocian megacontratos con grandes empresas. Para el resto, yo siempre he pensado que cuando se producen este tipo de casos NO estamos vendiendo. Más bien es servir, que a veces es lo más cómodo pero no lo más útil. Se van muchas horas en preparar documentación, calcular precios, etc. para después, como bien dices Fran, no ganar dinero y no ser percibido como un agente de Valor.

    Yo siempre he entendido la venta como una «terapia» para generar oportunidades, descubrir ciertos «dolores» que los clientes o los prospectos no sabían que tenían u oportunidades que están dejando escapar. Cuando consigues eso creas tu propio mercado y no hay concursos ni presupuestos cerrados. Estás agregando valor.
    Un abrazo!

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