Una de las funcionalidades más útiles en cualquier programa de gestión comercial son las alarmas. Sobre todo si queremos planificar la gestión de clientes de nuestra empresa a medio-largo plazo, las alarmas del CRM se convierten en nuestras mejores aliadas para no olvidar ni las visitas a clientes ni su contenido.
Cuando nuestra actividad comercial empieza a crecer y programamos visitas a más clientes por semana no podemos confiar únicamente en nuestra agenda, tanto la vieja «gorda» de papel como nuestro programa de gestión comercial. El control de las visitas a clientes es algo más que tomar notas en una agenda o ser puntuales: planificar bien nuestra gestión y llegar a la cita con los deberes hechos.
Usar un CRM facilita enormemente nuestra gestión de clientes, ya que la agenda de visitas crece a nuestra medida: en lugar de una tabla donde rellenar fechas, un CRM es un sistema orgánico donde cada ficha de empresa nos ofrece una vista de cómo evoluciona nuestra relación con el cliente.
«¿Y para qué quiero programar una alarma, si ya he programado las visitas al cliente?»
Programar una alarma en un programa de gestión comercial supone mucho más que recordar la visita: efectivamente, un CRM facilita recordar las visitas. Pero las alarmas nos ayudan a algo más: a planificar el contenido de nuestras visitas a clientes.
El CRM online de Trebede.com, por ejemplo, envía un aviso a nuestro e-mail tanto de las visitas a clientes pasadas como de las visitas pendientes, para planificar nuestra semana y no ser impuntuales.
¿En qué nos ayudan, además, las alarmas? Una alarma puede avisarnos por períodos de tiempo: cada diez días, cada semana o cada mes, de manera que podamos planificar una periodicidad para nuestras visitas a clientes. Las alarmas de los CRM tienen también una fecha de fin de actividad, algo que resulta muy útil para las visitas a clientes de temporada: podemos hacer que el programa de gestión comercial nos avise cada dos semanas durante la temporada alta de nuestro cliente, para apoyarle en ese momento de «pico» de trabajo; y con otra alarma de temporada baja planificar de refuerzo (por ejemplo de frecuencia mensual). Si por el contrario queremos que la alarma sea permanente, sólo tenemos que dejar la fecha en blanco en nuestro CRM.
Los expertos en venta y marketing no dejan de recordarnos la enorme complejidad del mundo de la gestión comercial. Nuestra labor tiene un poco de arte y un mucho de psicología: gestionando las alarmas de nuestro CRM no sólo vamos a llegar puntuales a las visitas al cliente, sino que tendremos un margen de tiempo para preparar nuestra visita: hoy en día las empresas reciben a decenas de comerciales buscando ganar un nuevo contrato; lo que buscamos en nuestra gestión comercial es destacar, hacer sentir al cliente que nos preocupamos por sus intereses y los de su empresa.