A menudo nos venden servicios de agenda comercial o programas de gestión CRM contándonos las ventajas de poder programar acciones futuras sobre nuestros clientes y prospectos. Sin embargo, la principal ventaja de un programa de gestión comercial es poder manejar la agenda comercial tanto hacia delante como atrás en el tiempo: las acciones pasadas son tan importantes para nuestra gestión de clientes como las acciones futuras.
1.- Aprendemos a gestionar el tiempo.
Cuando logramos una venta debemos tener en cuenta todos los recursos que hemos invertido: cuántos presupuestos, citas, conversaciones por teléfono, correos… Una agenda comercial con CRM convierte estas acciones en información útil para evaluar el promedio de esfuerzo y éxito.
2.- Aprendemos a revisar nuestras prioridades.
Organizar las tareas es otra de las posibilidades de la gestión comercial con CRM. Las vistas globales de nuestro calendario nos ayudan a tener una perspectiva general de las tareas futuras y también de las gestiones que hemos realizado: si una nos llevó más tiempo del que creíamos, podemos replantear los plazos para que sean las acciones más rápidas las que llevemos a cabo primero en el siguiente mes o semana.
3.- Aprendemos a descubrir (y solucionar) nuestros errores.
La agenda comercial revela cómo trabajamos: el comercial con más ventas puede ser un verdadero desastre en el control de sus gastos, o puede que no tome suficientes notas y no haga fluir la información con el equipo. De todo esto queda una huella en la agenda de un programa de gestión comercial: revisarlo es el primer paso para solucionar esos «ladrones de tiempo» y optimizar nuestras habilidades.
4.- Aprendemos a tomar decisiones.
Es imposible hacerlo si no guardamos toda la información necesaria.
5.- Aprendemos qué tareas aplazar y cuáles no.
Normalmente aplazamos las gestiones que menos nos gustan. Eso puede ser inofensivo para nuestra actividad comercial, o no. Un buen antídoto resulta de comparar nuestra productividad con los días en que menos organizados trabajamos.
6. – Aprendemos a recordar la información de las reuniones.
Por muy productiva que sea cualquier reunión, si no manejamos bien la información sólo es tiempo perdido. Conviene repasar las notas de reuniones anteriores en la agenda comercial de nuestro CRM: discriminar la información importante es una técnica que se aprende con la práctica.
7.- Aprendemos a gestionar las crisis.
Conocer las situaciones pasadas de crisis y cómo se sobrellevaron nos ayudará a solucionar problemas en el futuro, y también a prevenir en lo posible estas situaciones. La agenda comercial aquí se convierte en nuestro manual de riesgos.
8.- Nos ayuda a definir nuestros servicios y productos.
Sabiendo qué respuesta dan los clientes a nuestros productos podemos mejorar nuestra oferta. La agenda comercial de un programa CRM es mucho más que una serie de direcciones, presupuestos y facturas. Es un repositorio de nuestra actividad y trabajo diario, de nuestra gestión de clientes y de nuestra actitud y comunicación con nuestro equipo y nuestros prospectos. Sólo tenemos que dejarnos ayudar.