¿Es imposible llevar un buen control de gastos en las pymes? Para nada: basta con proponérselo, un poco de sentido común, y una aplicación de gestión comercial (sí, como nuestro CRM online para pymes). Mejorar el control de gastos de tu negocio es un buen propósito para 2017. Igual que tu vecino se propuso ir de una vez al gimnasio (o si es emprendedor, ponerse a correr), pero con resultados visibles tanto para nosotros como para nuestro equipo.
Aprender a controlar los gastos es vital para cualquier empresa, pero en las pymes es cuestión de vida o muerte. Un mal control de gastos en una pyme puede acabar con un proyecto de negocio en pocos meses. Muchos emprendedores optan por contratar a una persona específica para las cuentas, pero el control de gastos empieza en casa, con el día a día.
Normas básicas del control de gastos en las pymes
Estas normas son tan básicas que podemos seguirlas incluso en nuestros gastos personales. Como la mayoría de las reglas fundamentales de la vida, nacen del puro sentido común.
- Contar con un presupuesto de gastos detallado, mes a mes y por trimestres. Intentar no sobrepasarlo o compensarlo.
- Para lograrlo, analizar los gastos de la empresa periódicamente y en equipo. ¿En qué gastamos el dinero de nuestra empresa?
- Fijarnos un techo de gastos de empresa razonable.
- Escuchar a los comerciales y trabajadores. Un gasto superfluo para mi departamento puede no serlo para mis compañeros. Decidir por consenso.
- Incluir el ahorro y el control de gastos de empresa en nuestro plan de incentivos.
- ¿Sólo gastamos dinero? Ahorrar energía, ahorrar papel, o incluso el teletrabajo son herramientas de control de gastos en las pymes. Invertir en una consultoría de eficiencia energética nos reportará beneficios y mejorará la imagen de nuestro negocio.
¿Control de gastos con Excel?
Muchas pymes controlan sus gastos con plantillas Excel. O como nos decía Sergio de VISIOTIC, “con mil Excels”. Excel es una excelente hoja de cálculo. Nosotros también la utilizamos. Sin embargo, no es una herramienta específica de control de gastos, y requiere un entrenamiento que no todos tienen. Más aún si se utiliza en equipo, con el consiguiente riesgo de pérdida de datos entre copia y copia. Todo emprendedor o autónomo tiene que asumir que sus gastos son gastos de empresa. Da igual que gestionemos cinco equipos de un total de 25 comerciales o que seamos un freelance que trabaja desde casa. En todos estos casos, el primer paso para mejorar el control de gastos es concienciarse.
Control de gastos en las pymes con CRM online
Las aplicaciones de gestión comercial ayudan a mejorar el control de gastos de las empresas. Existen diferentes apps de control de gastos, algunas gratuitas. Sin embargo, como expertos en CRM para pymes, en Trebede.com apostamos por un programa de gestión comercial online. Es el tipo de herramienta de gestión que diseñamos y en la que creemos.
Esta captura es de un cliente real, publicada con su permiso. Una periodista freelance que trabaja en casa. Además de los gastos en equipamiento debe anotar gastos fungibles como el agua o la luz, de los cuales puede desgravar a final de trimestre.
Esta otra captura pertenece al módulo CRM gratuito de Gestión: guardamos cada factura o ticket para tener una copia a mano, a la vez que anotamos los gastos. De esta manera cualquier consulta de cuentas está en el CRM a disposición de todos los departamentos de la empresa. Un truco que aconsejamos a nuestros clientes es hacer una foto con el móvil y subirlo inmediatamente al CRM online desde el propio móvil.
La mejor manera de anotar un gasto de empresa es hacerlo inmediatamente. Poner el día el control de gastos de nuestra pyme es incoporarlo al día a día, como la agenda de visitas o las redes sociales. Es una parte imprescindible de nuestra jornada, y cuanto menos tiempo invirtamos en cambiar de herramienta, más eficiente será