Elaborar facturas correctamente es algo más difícil de lo que parece a simple vista. Llevar la facturación se hace más arriesgada para los autónomos y PYMES, que muchas veces acabamos confiándonos por tener poco volumen de facturas. Creemos que valdrá con una hoja en Excel (o incluso en Word)… y aunque es una herramienta excelente, utilizar Excel para sustituir a un programa de facturación nos lleva a cometer errores innecesarios.
Hojas de cálculo, cortapega y sus peligros al elaborar facturas
1.- Duplicidades. Uno de los errores más frecuentes al utilizar hojas de cálculo para facturar es la numeración de las facturas: un pequeño detalle en el encabezamiento que muy a menudo se nos olvida.
2.- ¡Ay que se me ha ido el dedo! Igual de frecuente que olvidarse de un campo es modificar una cifra al tratar de copiarlo. Cambiar cifras, borrarlas… Riesgos que se multiplican si las facturas las llevan entre más de dos personas.
3.- Fórmulas. Una hoja de cálculo es un programa muy complejo que requiere un aprendizaje. Las fórmulas para sumar columnas, aplicar un IVA, etc. no se copian tal cual. Conllevan un entrenamiento que, si no se tiene, acabará por crearnos problemas.
4.- ¡Ojo a la estética! Se nos olvida con frecuencia que una factura es mucho más que un documento administrativo. Es un recordatorio de que nuestra empresa está ahí para que nos refieran nuestros clientes. Un buen encabezamiento, con nuestros datos y nuestro logo, es difícil de hacer o modificar con ciertas hojas de cálculo.
Consejos para elaborar facturas correctamente desde la número 0
O dicho de otro modo: como lo que empieza bien acaba bien, es importante acostumbrarnos a hacer facturas bien hechas desde que empezamos a emitir facturas.
1.- Un programa de emisión de facturas. Del mismo modo que utilizamos un programa de gestión comercial online para la gestión de nuestros datos, también utilizamos para nuestra facturación un programa de gestión de facturas online que sigue las mismas premisas: facilidad de uso, acceso desde cualquier dispositivo y pagando sólo por las herramientas que precisa cada negocio, ampliándolo según nuestras necesidades.
2.- Llenar nuestra factura de datos. En este caso, menos no es más, sobre todo si estamos dando nuestros primeros pasos como emprendedores. Los datos mínimos fundamentales de una factura son la fecha de emisión, el número correlativo, el nombre completo, razón social y CIF del emisor y del receptor.
Si además añadimos la información de contacto de nuestra empresa, nuestra identidad digital y nuestra imagen corporativa, convertimos nuestra factura en un documento que habla de nosotros, y no sólo de nuestras cuentas.
3.- Modalidades de pago. La mayoría de facturas de autónomos y emprendedores deberían permitir más de una opción de pago, sobre todo si hablamos de cantidades pequeñas o de trabajos internacionales. Actualmente es posible _y legal_ facturar con nuestra cuenta bancaria o a través de pasarelas tipo Paypal. Ahorrarles comisiones y tiempo de espara será un detalle que nuestros clientes no olvidarán.
4.- Detalles, detalles. Igual que una buena información puede facilitar que nuestro cliente nos recuerde, añadir un agradecimiento o un detalle de despedida suaviza el lenguaje contable, que normalmente es muy árido. Dejar un buen sabor de boca puede parecer insignificante, pero a largo plazo también supone la diferencia entre ser recordados… y recomendados.