Por muchos talleres y seminarios a los que asistas nada te prepara para el día a día de tu negocio: las declaraciones trimestrales y anuales de IVA son uno de esos «problemas». Pero el IVA con CRM es más sencillo y rápido. Si además tienes en cuenta unos pocos trucos, llevar tus impuestos al día te llevará mucho menos esfuerzo.
Todos los autónomos tenemos la obligación de presentar declaraciones trimestrales de IVA e IRPF. Si además tenemos una sociedad o un local estamos sujetos a más impuestos: IBI, sociedades… Todos estamos ya familiarizados con el famoso formulario 303 que nos sirve para pagar el IVA trimestral; y el formulario 130 (o 131) para nuestra liquidación de IRPF.
A partir de 2016, además, muchos de los trámites que hacíamos en Hacienda pasarán a hacerse de forma digital, así que cuanto más familiarizados estemos con la Oficina Electrónica, mejor. La web de Hacienda no es precisamente accesible, pero con algunos trucos, y teniendo abierto nuestro programa de gestión comercial online, acabaremos dominándola.
Trucos para hacer la declaración de IVA con CRM (y más)
1.- Obtén YA tu firma digital. Si todavía no tenemos el DNI electrónico es el momento de dar de alta la nueva Cl@ave PIN. Es un procedimiento farragoso pero que a largo plazo ahorra tiempo, papeleo y dolores de cabeza.
2.- Actualiza tu navegador. La Sede Electrónica de Hacienda funciona con applets de Java. En la mayoría de PC éstos corren mejor con Internet Explorer. Sí, ya sabemos… pero es lo que hay. Si comprobamos periódicamente la usabilidad de nuestro navegador perderemos menos tiempo y concentración durante las declaraciones.
3.- (Ahora sí) Abre tu programa de gestión comercial. La herramienta que nos va a ayudar a agilizar nuestras declaraciones de IVA con CRM es Informes, en la pestaña Facturación.
4.- Introduce los datos en el formulario. La ventaja de declarar nuestro IVA con CRM es que los cálculos los hace el programa: sólo tenemos que introducirlos en las casillas del IVA devengado (que es el IVA que hemos cobrado en nuestras facturas).
La asesora Marta Lanza explica paso a paso cómo rellenar el formulario 303 por Internet en su web El Administrado 2.0. Es una web de referencia para autónomos y emprendedores que os recomendamos.
5.- ¿Y cómo calculamos nuestras deducciones de IVA? Aquí empieza el follón.
Primero de todo debemos saber qué IVA nos podemos desgravar según nuestra actividad profesional: no se descuenta lo mismo un comercial que viaja a diario que un diseñador gráfico que trabaja con Internet. Hay que calcular qué porcentaje podemos desgravarnos de cada gasto: algunos será del 100%, en otros del 50%.
Segundo, hay que conservar todas nuestras facturas de gastos correctamente ordenadas. El CRM vuelve a ayudarnos: nuestra amiga esta vez es la herramienta Gestión.
Conservar nuestros gastos ordenados en el programa de gestión comercial online es tan sencillo como subir a la pestaña Documentos una copia de cada factura. Se pueden ordenar por carpetas según el tipo de gasto.
6.- Suma las cantidades que te puedes deducir. La calculadora de nuestro ordenador sumará los IVAs de gastos del trimestre, eso sólo podemos calcularlo nosotros… aunque la semana que viene os daremos algún truco para agilizar el cálculo de nuestros gastos cotidianos con CRM.
Simplemente hay que anotar la base de nuestro gasto (en la foto, cuotas de Internet y compras) y el IVA que podemos/queremos desgravar. En este caso concreto, las cuotas de Internet desgravan al 100%, y la compra al 50%.
El formulario de Hacienda se encarga por sí solo de sumar las cantidades y calcular el IVA que debemos pagar una vez descontados nuestros gastos.
7.- El IVA anual. Para la declaración informativa anual de IVA, nuestro CRM nos ofrece un informe por años con los totales y los gastos. Igual que en la declaración trimestral, tendremos que introducir las cantidades en las casillas correspondientes del formulario.
Pagar nuestros impuestos es una obligación. Hacerlo sufriendo, perdiendo tiempo y tratando de recordar dónde narices está la factura de la luz del mes pasado no lo es. Nuestra gestión comercial es parte de nuestro negocio y necesitamos herramientas adecuadas para llevarla, tanto como para desarrollar nuestra actividad.