Todos los autónomos y emprendedores tenemos la obligación de conservar sus facturas durante al menos cuatro años. También estamos obligados a conservar durante ese tiempo recibos, bonificaciones y en general todos los documentos relacionados con nuestra actividad fiscal. Los sistemas en la nube pueden ayudarnos a conservar nuestros documentos sin enterrarnos en papeles: los programas de facturación online nos ayudan a crear y conservar facturas electrónicas sin riesgos.
Algunas empresas conservan sus archivos en armarios o salas, con un documentalista o administrativo a cargo. Otras PYMES sobreviven como pueden, contratando servicios de terceros que se dedican a archivarlas. ¿Qué ventajas tienen los programas de gestión online para conservar las facturas?
El primero es la creación automática. Uno de los errores de facturación más frecuentes en emprendedores son los fallos de correlación: si nuestro programa de facturación crea la factura con los datos del cliente que ya tiene, minimizamos los riesgos de copiar mal un CIF, un número de factura o cualquier otro dato administrativo. Cuantos menos errores, más tranquilos estaremos ante una eventual inspección.
También debemos conservar las facturas de gastos y recibos de los que deducimos IVA, Utilizando un software de gestión comercial o un programa de facturación online podemos subir una copia de esos documentos para que no se pierdan. En el caso de pequeños gastos ni siquiera necesitamos escanner: basta con hacer una fotografía con el móvil donde se vean los datos claramente, y a continuación subirla a la sección Documentos de nuestro programa.
Conservar las facturas en un programa en la nube también resulta una ventaja para nuestra propia carrera como emprendedores: tener las facturas ordenadas, siempre a mano y a la vista nos permite tratar a nuestros clientes de forma personalizada. Las facturas son un medio de comunicación con nuestros clientes: nos hablan de sus épocas de mejores ventas, de sus horas bajas, sus preferencias de producto y mil cosas más. El número de facturas asignadas a un cliente nos recuerda que no es lo mismo ese cliente fiel que siempre nos hace encargos que un cliente que nos compra de forma esporádica. Conservar las facturas significa conservar datos de nuestros clientes de primera mano, que nos conviene analizar y recordar.
Por último, un programa de facturación online completo debe permitirnos personalizar nuestras facturas con un logo o encabezado y exportarlas en cualquier momento a formato pdf para disponer de copias físicas.