¿Qué pasa si alguien te dice que el presupuesto que enviaste no es el que él aprobó? Quizá sea el momento de dejar de reutilizar esa hoja de Excel que ya es como de la familia. Porque trabajar con clientes “de toda la vida” siempre es un placer. Pero genera hábitos que pueden ponernos en dificultades. Hace un par de días nos llamó una clienta que utiliza nuestro programa de gestión comercial online desde hace un par de años. Tiene una asesoría para pymes con su socia y un empleado, que crece poco a poco en su pequeña ciudad. Y esto es lo que nos contó (y que os contamos con su permiso).

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Todo empezó con una visita comercial…

Después de un par de cafés vendió sin dificultad un contrato para otra emprendedora local. Nuestra clienta, Ana para vosotros, ya conocía a esta empresaria. Ana llevaba poco utilizando el CRM online de Trebede.com y no había cambiado toda su gestión de datos de empresa. Por tratarse de alguien conocido, envió el presupuesto en Excel que utilizaba todavía con sus clientes de siempre. La nueva clienta aprobó el presupuesto por e-mail y empezó el trabajo.

Pasaron varios meses. La clienta tenía muchas dudas. Ana la entendía: otra mujer emprendedora como ella, tratando de sacar adelante un negocio. Sola en una ciudad turística y muy competitiva… Empezó a desplazarse directamente a la empresa llevando sus presupuestos adicionales en Excel, en papel. La clienta aprobaba por mail allí mismo, con su tablet, y el trabajo iba creciendo.

Volvieron a pasar varios meses. Ana envió las facturas en los plazos estipulados. Esta vez sí, usando nuestro CRM para pymes. Y la nueva cliente _que ya no era tan nueva_ pidió una serie de modificaciones. Pagaría después. Ana volvió a solidarizarse con otra mujer emprendedora. La cliente se quejó del resultado de algunos trabajos, y Ana rehízo las fases correspondientes. Cuando esa fase del proyecto comercial concluyó, reenvió sus facturas.

“¡Este no es mi presupuesto!”

Había pasado más de un año de aquel primer café. La clienta se negaba a pagar el 60% de los servicios que debía. El único empleado de Ana corría peligro de no renovar su contrato si no cobraban. Aun así, Ana propuso varias renegociaciones de deuda. Todas fracasaron. En una última reunión la clienta puso una bomba sobre la mesa: el presupuesto en Excel que Ana reclamaba no era el que ella había aprobado. O en otras palabras: acusaba a Ana de haber modificado el presupuesto en Excel, y tratar de cobrar de más.

¿Qué hizo bien Ana? Envió copia del presupuesto en Excel en sus correos. Y además, envió y recibió por mail muchos detalles de la evolución del trabajo. Pero encontrar esos correos le llevó tiempo y un buen susto. Cuando nos contó la situación, no pudimos evitar señalarle que todo se habría evitado creando y enviando sus presupuestos con el programa de gestión comercial online que ella ya estaba pagando.

¿Qué habría pasado si Ana hubiera creado su presupuesto con el CRM online? Crear presupuestos con CRM asegura copias inmediatas en pdf. También se puede enviar el presupuesto por mail directamente desde el CRM, lo cual permite localizar el correo ante cualquier incidencia. Crear presupuestos con CRM nos da tranquilidad a nosotros y seguridad al cliente. Afortunadamente Ana ha cobrado ya casi todo. Lo más importante es que su empleado, Jorge, podrá seguir trabajando. Ningún empresario está libre de topar con uno de “esos clientes”, pero todos podemos estar protegidos.

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