El uno de enero entró oficialmente en vigor el programa «Papel Cero», por el que la mayoría de impresos y documentación administrativa serán sustituidos por los trámites por Internet. Hacienda, Seguridad Social, y sobre todo los juzgados y registros se adaptarán a las gestiones electrónicas… y nos forzarán a adaptarnos si no lo hemos hecho ya. Renovarse o morir, dicen.
Pero ¿en qué medida nos influye el Papel Cero a los emprendedores, autónomos y PYMEs? ¿Tendremos que digitalizar nuestros archivos y documentos «para ayer»? ¿Y dónde rayos nos ponemos ahora a buscar esos documentos?
A pesar de las incidencias que ha provocado su aplicación en los juzgados, la conversión de administración clásica (los «papeleos» de toda la vida) a la administración electrónica es un proceso inevitable: todo el planeta está llevando sus gestiones públicas y privadas a la gestión por Internet, y cuanto antes nos adaptemos a esta nueva forma de trabajo más fácil nos resultará. Ya hemos visto las ventajas de la gestión electrónica para algo tan corriente como pagar nuestro IVA.
Ventajas de convertir nuestro negocio al Papel Cero
El experto colombiano Óscar Almanza ha publicado una investigación acerca de sobrecostes en pequeñas empresas desde 2011: según sus conclusiones, la mayoría de empresas que consideran pasarse al Papel Cero hacen cálculos sobre compras de papel, fotocopias o tóner, pero no tienen en cuenta el coste en horas de trabajo que lleva gestionar todos esos documentos y mantener ordenados los archivos y datos de la empresa.
Guardar y gestionar nuestros documentos comerciales en formatos digitales puede dar algo de miedo al principio, pero a la larga nos saldrá a cuenta:
- Amortizaremos el tiempo invertido en cambiar del viejo archivo al sistema digital.
- Ahorraremos espacio y salubridad en nuestra oficina: en los archivos se acaban guardando por inercia documentos superfluos o caducados que se olvidan en las carpetas y armarios.
- Podremos hacer gestiones desde cualquier lugar, si utilizamos un sistema de gestión «en la nube» y trabajamos online.
- Daremos una imagen actualizada y de conciencia ecológica de nuestra empresa. Nuestra forma de trabajar comunica cómo es nuestro negocio.
Contra lo que algunos creen (y otros aprovechan) NO es necesario interrumpir nuestro día a día para pasarnos meses digitalizando documentos: lo normal suele ser comenzar con el nuevo sistema (los nuevos clientes por ejemplo) e ir adaptando los datos antiguos progresivamente. Incluso si mantenemos nuestros datos antiguos en papel y trabajamos digitalmente con los nuevos, estaremos ganando tiempo, espacio y a la larga dinero.
Tampoco necesitamos una gran inversión tecnológica para convertir nuestro negocio en Papel Cero: existen aplicaciones simples y programas de gestión comercial que corren en cualquier ordenador. Desde Trebede.com apostamos por las aplicaciones de gestión online: sencillas, sin instalación y accesibles desde cualquier dispositivo que pueda conectarse a Internet.
Una vez convencidos de convertir nuestra empresa al Papel Cero, es fundamental dar pasos seguros, aunque nos parezcan pequeños. Cada nueva ficha de cliente, cada factura digitalizada, cada gestión que hacemos en formato electrónico nos ayudará a adaptarnos poco a poco, y a medio plazo empezaremos a notar las ventajas de hacerlo en nuestra productividad y en el bienestar durante el trabajo.