Probablemente, lo primero que utilizamos de un CRM online son las fichas de cliente. Un CRM es una herramienta que pone al cliente en el centro de la gestión de empresa. De modo que es lógico que lo primero que hagamos con un nuevo CRM sea crear una ficha. Vamos a ver cómo aprovechar las fichas de cliente al máximo.
Las fichas de cliente en un CRM fácil
El módulo Clientes es el cuerpo principal de cualquier CRM. El objetivo de cualquier programa de gestión comercial online es clasificar esta información. De este modo, la herramienta Clientes ordena toda la agenda de nuestra empresa. Las Etiquetas la clasifican por categorías. El acceso es más rápido, y la base de datos de clientes está al alcance de toda la empresa, o de las personas que consideramos que deben tener acceso. Lo podemos controlar todo.
Para aprovechar al máximo las fichas de cliente debemos saber bien qué pueden ofrecernos.
Lo primero que vemos en la parte superior de nuestro CRM fácil online son las diferentes herramientas. De estas, la central es Clientes. Y al entrar encontraremos, antes que nada, un listado con todos los clientes de nuestro negocio. Aunque eso dependerá de la configuración de nuestro equipo comercial y los permisos de cada usuario, claro está.
En la pantalla de Clientes tenemos la lista con los datos principales. Nombre, mail, dirección y persona de contacto (con teléfono). A continuación el número de acciones comerciales y las visitas pendientes si las hay.
De este modo, sólo con entrar en la lista clientes podemos encontrar los datos principales, e incluso trabajo pendiente. Fácil, rápido y eficaz. Y por supuesto podemos ordenar la lista por Acciones, por nombres y por cualquier campo.
Buscar clientes
A la derecha está el buscador. Podemos buscar por nombre de empresa, nombre de contacto, o por cualquiera de los campos de la ficha. O buscar directamente abriendo las Etiquetas. Todo esto en una sola pantalla. Esta es la manera de aprovechar un CRM: haciéndolo sencillo por más datos que almacenemos en él.
Nueva ficha de cliente
Y ahora sí: abrir una nueva ficha de cliente para un nuevo contacto. En el CRM fácil para empresas de Trebede.com distinguimos entre la información de la empresa, información del contacto y campos personalizados.
En la información de la empresa definimos la información comercial del cliente o prospecto. También su actividad y los datos de facturación. Cualquier dato que necesitamos para interactuar con ese cliente.
En los datos de contacto tenemos los datos de la persona de referencia. Nuestro prescriptor dentro de la empresa. Y con el módulo CRM gratuito Contactos Múltiples, disponemos de varias fichas de contacto. Por ejemplo, la persona que nos factura y la persona que nos compra. O diferentes delegaciones. Y todo esto, en la misma pantalla.
Observaciones y campos personalizados
El CRM fácil es personalizable y podemos añadir campos en la ficha, de forma que el CRM xe adapta a nuestras necesidades. En la mayoría de los casos necesitamos estos datos para aprovechar las fichas de cliente al máximo, unos ejemplos de campos personalizasos:
- Observaciones: Un campo de texto para escribir las particularidades del cliente que nos será útil recordar.
- De dónde: ¿Cómo hemos conocido a ese cliente? De donde vino él, pueden venir más.
- Comerciales: Quién le lleva.
- Forma de pago: Cómo nos paga ese cliente según nuestras modalidades.
- Valor: Hemos definido el valor que tiene nuestro cliente de manera numérica. Pero cada negocio puede hacerlo con un campo de texto.
Seguimiento en la ficha de cliente
El CRM sirve para llevar un seguimiento eficaz y no perder oportunidades, para ello en la ficha del cliente vemos todo el historial de la relación con el cliente, de esta forma tenemos claro todo el pasado y todas las acciones que se han realizado. Antes de hablar con un cliente es importante conocer su pasado para ver cómo podemos ayudarle mejor y cómo mejorar la situación.
Además veremos si tenemos planificada una acción futura para poder anotar cualquier oportunidad y que no quede en el olvido. La clave para tener esto controlado y que de los frutos que queremos para la empresa es llevarlo al día.
Documentos en la ficha del cliente
Otra de las carcterísticas muy interesante y utilizada en el CRM es poder anexar en la propia ficha del cliente documentos, de forma que en el mismo sitio donde tenemos los datos y el historial tenemos los documentos que consideremos como contratos, propuestas de otras herramientas o fotos de indicencias. Todo junto y a mano, de forma que cuando entras en la ficha del cliente tienes todos los datos, toda la información de ese cliente siempre a mano.
Aprovechar las fichas de cliente al máximo… con datos
En efecto. No hay trucos, trampa ni cartón. Para aprovechar al máximo las fichas de cliente, lo que debemos hacer es llenarlas con nuestros datos de gestión comercial. Aquí, menos no es más.
Además, los módulos de contactos y colores son gratuitos. No ahorramos dinero escatimando datos en nuestro CRM. Al contrario, cada campo que rellenamos, con cualquier detalle, es una inversión en nuestras ventas.
El historial de facturación y de acciones comerciales están vinculados a la ficha de cliente. De esta manera, al abrir la ficha tenemos acceso a todo el CRM. Podremos ver si abrió nuestro último mail, y también las visitas pasadas y las pendientes.
Todo aquello que consideremos importante del cliente tiene que tener espacio en su ficha. Y también lo que nos parece accesorio. Con el tiempo, aprenderemos a distinguir la información para ser más rápidos, pero todos los datos de nuestro cliente acabarán contando. Por algo nuestro lema es tus datos valen.
¿Quieres ver cómo te ayuda nuestra ficha de cliente? Pruébalo