No hay cosa que se pierda más rápidamente que un ticket de gasolina: si esperamos a sacar un rato para pasar nuestros gastos comerciales a una hoja de cáculo lo más probable es que acabemos descifrando una pila de papeles a medio borrar. Lo mismo ocurre con las ventas: a nadie se le ocurriría esperar a sacar un rato para anotar una. Pero con los datos de prospectos es habitual. Si no gestionamos los datos bien, las pilas de tarjetas se van perdiendo y las nuevas oportunidades también.

Cómo organizar rápidamente una base de datos de prospectos

Utilizar CRM online nos permite dejar atrás prácticas como «echar una tarde» para gestionar los datos. Una aplicación en la nube sirve precisamente para gestionar datos en cualquier momento y sin necesidad de llegar a la oficina y abrir el ordenador… Sin embargo, no por vieja deja de ser útil. Elegir un momento de la semana para gestionar nuestros datos nos ayudará a darles un lugar entre nuestras prioridades.

Generar una etiqueta sólo para nuevos prospectos. En nuestro programa de gestión comercial online le hemos dado un papel especial a las etiquetas, y las promocionamos por su versatilidad. Igual que nos permiten organizar nuestros datos de clientes por localización o sector, pueden ayudarnos a agrupar esos nuevos contactos que necesitamos cuidar y estudiar.

¡Twitter no sirve sólo para unas risas! Mezclar vida personal y comercial en las redes sociales puede ser muy positivo para la cara humana de nuestro negocio, pero hace que ese primer contacto prometedor se pierda en una marea de palabras, fotos y vídeos de gatos. Si nos han contactado es conveniente abrir una ficha en la Etiqueta de nuevos prospectos al momento.

Gestionar los datos de la empresa y nuestro contacto personal. Puede que tengamos todos los datos de esa empresa pero nos falte el más importante: una persona de referencia para establecer relación. Esa persona debe ser la adecuada: un administrador de almacén o un técnico pueden ser prospectos de mayor valor que un directivo o un responsable de marketing que no pisa tierra.

Comprobar los informes. Los informes que genera automáticamente el CRM son otra herramienta de información que puede pasar inadvertida. Algunos datos de los informes son lo bastante importantes como para pasarlos a nuestra ficha de cliente.

Limpiar los datos. Siempre hay empresas que cambian de rumbo, negocios que cierrano relaciones que simplemente no cuajan. Aunque en un programa de gestión comercial online los datos no pesan y no necesitamos borrar, nos conviene archivarlos. Las etiquetas, de nuevo, son la mejor herramienta para ello.