Toda PYME, más aún los autónomos y emprendedoras individuales, debemos saber calcular las horas hombre. Un control exhaustivo de nuestro trabajo es lo que determina cuánto debemos cobrar y cómo presupuestar. A largo plazo, calcular las horas hombre nos permitirá planificar nuestras tarifas y nos ahorrará disgustos. Y esas horas de trabajo caben perfectamente en una aplicación de gestión comercial.
¿Para qué sirve calcular las horas-hombre?
Denominamos horas hombre a la cantidad de tiempo que invierte cada trabajador en un proyecto determinado. Se mide en horas, no en minutos; y se calculan por trabajador. Es decir, si una tarea requiere dos trabajadoras le dediquen tres horas cada una estaremos hablando de seis horas hombre. Hemos calculado las horas hombre de cada una, y sumadas es lo que nos ha supuesto ese trabajo.
Calcular las horas hombre es imprescindible para conocer el coste de mano de obra de cualquier trabajo. Sin ese cálculo, planificar un presupuesto es casi una lotería. También resulta útil para planificar mejoras en nuestro negocio: si llevamos un cálculo eficiente de horas hombre en todos los departamentos de la empresa podremos saber dónde invertir en más personal.
Generalmente las PYME y autónomos generamos un coste mayor en horas hombre para nuestros proyectos. La mayoría de nuestras empresas realizan todo el trabajo sin externalizar ninguna gestión. Por lo tanto, calcular las horas hombre correctamente influye de manera directa en nuestra productividad y competitividad. Nos sirve para tomar decisiones y reenfocar los esfuerzos de manera positiva.
Calcular las horas hombre también influye en nuestros recursos técnicos: si doblamos el personal pero sólo tenemos un equipamiento, no aumentaremos la productividad. Pero si sabemos nuestras horas hombre también podemos optimizar nuestros recursos y equipos. También nos ayudará en los incentivos a nuestros trabajadores, y a favorecer sus tiempos de descanso.
Ventajas de calcular las horas hombre con CRM
¿Es posible calcular las horas hombre con un programa de gestión comercial? Es igual de posible que calcular la productividad de nuestros comerciales, como hemos visto en otras entradas. Si algo es un CRM es una herramienta de metodología de trabajo. Nos permite sistematizar todas esas tareas que se acaban haciendo por costumbre, por tradición o incluso por inercia.
Si nuestros comerciales llevan un control de sus clientes y actos de venta en el CRM online, podemos calcular cuántas visitas ha llevado la prescripción, cómo se ha llevado el proceso de venta e incluso la posventa. Todos estos datos nos generan un cálculo sencillo de horas hombre. Además, podemos calcular las horas hombre invertidas en cada área del proceso de ventas. Esto último es decisivo para sacar el mayor partido a los talentos de nuestro equipo.
Para calcular las horas hombre de nuestros trabajos debemos tener en cuenta a todo el equipo de la empresa. Por eso es importante que el CRM sea propiedad de todos los trabajadores. Cada vez más empresas incorporan a sus CRM a toda la plantilla, además de a la fuerza de ventas. Porque una venta es un proceso que implica tanto al equipo comercial como el de administración, mantenimiento, logística… Si queremos calcular las horas hombre correctamente debemos tener en cuenta también sus horas de trabajo.
Herramientas CRM online para calcular las horas hombre
Para calcular las horas hombre de nuestro trabajo podemos aprovechar dos aplicaciones de nuestro programa de gestión comercial online: Tareas y Actividad.
La herramienta Tareas es un complemento básico de las Visitas. Con ella podemos controlar los datos no comerciales: gestiones administrativas, logística de la empresa… Tareas es una herramienta básica para calcular las horas hombre en micropymes y autónomos, ya que nuestra actividad laboral y la personal se solapan demasiado a menudo.
Los informes de gestión comercial para el jefe de equipo son también básicos para calcular las horas hombre. Son la muestra al detalle de qué tiempo invierte cada comercial en cada empresa y en cada parte del proceso de ventas. Con los informes siempre disponibles en el CRM online es sencillo hacer un cálculo de tiempo invertido. Quizá esa venta perfecta nos ha llevado más tiempo y esfuerzos de lo que creíamos.