Tanto los profesionales autónomos como si dirigimos un negocio de 50 trabajadores tenemos algo en común: llevamos una empresa. Una vez tenemos esto claro, la importancia de cuidar nuestra marca personal cae de su peso. La marca personal, y la marca de nuestra empresa, cobran mayor protagonismo cuanto más cuidemos los pequeños detalles. Y personalizar las facturas de nuestro negocio es un rasgo de marca personal. Como los presupuestos, una factura es mucho, mucho más que «la cuenta». Estas son algunas de las ventajas de personalizar nuestras facturas.
Quizá las facturas son el documento más importante que un comercial pueda tener entre manos. Una factura es un documento de cobro de nuestros servicios, claro. Pero también son una forma de contacto con el cliente. ¿Por qué no personalizarlas, entonces? Es otro canal de comunicación y durará más en la mesa de los clientes que una tarjeta de visita o cualquier folleto.
Ventajas de personalizar nuestras facturas
Podemos destacar tres ventajas básicas de personalizar las facturas de nuestra empresa:
- Favorecer el recuerdo del cliente. De ahí la necesidad de que el diseño y la tipografía de nuestra factura sean coherentes con el resto de diseños de nuestra empresa. Esto creará una identidad de marca que quedará en la mente del cliente. Cuanto más recuerdo (y más agradable) más posibilidades de repetir la compra. Personalizar la factura aumenta la personalidad de ésta. Le estamos diciendo al cliente que consideramos todos los detalles.
- Generación de confianza. Y hablando de detalles: ¿En quién confiamos más, en un vendedor que no se fija en nosotros o en el vendedor que nos cuida? Esta es la clave de las ventajas de personalizar nuestras facturas. Personalizar una factura va mucho más allá del logo o el color. Si detallamos uno por uno los servicios aumentamos la sensación de profesionalidad. También la intimidad con el cliente. En este sentido es vital detallar también los servicios de valor añadido o las promociones. ¿Hemos tenido un detalle gratuito con el cliente? Dejémoslo por escrito en la factura. Así el cliente lo recordará, y a nosotros con él.
- Mejora el proceso de cobro. Personalizar las facturas diferencia nuestros servicios. Por tanto, es más probable que el cliente la tenga en sus manos más tiempo que las demás. Eso ayudará a que no olvide pagarnos, o que la factura no se traspapele. En definitiva: otra ventaja de personalizar nuestras facturas es que cobraremos antes.
Sin embargo, antes de pensar en diseño debemos considerar nuestra marca. No tiene ninguna ventaja personalizar nuestras facturas si antes no hemos considerado bien nuestra marca personal. ¿Qué imagen queremos dar como profesionales y vendedores? Esta sería la primera cuestión antes de ponernos a descargar plantillas para personalizar facturas o encargar un logo.
Cómo personalizar una factura de forma profesional
Primero debemos hacernos con un documento de identidad de marca, con los colores, tipografía y lenguaje que más nos convienen. Como muchas otras tareas, se trata de una herramienta que debemos poner en manos de profesionales especializados. Si no tenemos un departamento específico de diseño contrataremos un servicio de inbound marketing. Una vez tengamos nuestra identidad de marca, es el momento de personalizar nuestras facturas.
Primero el formato
Antes de incluir imágenes, colores o lemas, lo primero es elegir un formato. El formato de nuestra factura ha de ser sencillo, legible, y debe permitirnos incluir información adicional. En nuestro programa de gestión comercial online incluimos etiquetas y notas internas. Así, la versión electrónica de nuestras facturas en el CRM se convierte en una fuente de información útil.
Logos e imagen corporativa
Una vez tenemos el formato claro, pasamos a personalizar nuestras facturas con nuestra imagen corporativa. Aquí sí, podemos emplear la tipografía, logos y lemas de nuestra empresa. Somos mucho más que una transacción, y nuestras facturas mucho más que un documento de pago. Recordemos esta idea, y recordémosla al cliente. Es importante reflexionar qué mensaje queremos transmitir, pero también ser creativos. A unos negocios les conviene una imagen minimalista, a otros una mucho más creativa.
Mensajes personalizados para el cliente
Otra ventaja de personalizar nuestras facturas es poder incluir mensajes para cada cliente. Desde anuncios o promociones especiales a servicios específicos que hemos incluido para unos clientes particulares. También si nos encontramos en fechas especiales, como un aniversario. ¿Cuántos comerciales recuerdan su «aniversario» con un cliente? Todo esto transmite un mismo mensaje: que nuestro cliente nos importa más allá de los números de la factura.
El Dato-Consejo
Emplear un CRM online para nuestra gestión comercial y facturación nos da mayor autonomía creativa. En Trebede.com personalizamos las facturas de nuestros usuarios, subiendo sus logos, lemas e identidad de marca. También nos preocupamos por cohesionar la facturación con el resto de módulos CRM y aplicaciones. De un vistazo podrás etiquetar clientes, duplicar facturas periódicas, insertar notas internas para el equipo de ventas y visibles para el cliente. Porque una factura es mucho más que «la cuenta».