Organizar el departamento comercial marca la diferencia entre vender y no vender. O lo que es lo mismo, entre tener una empresa y no tenerla. Nuestro departamento de ventas necesita estar equilibrado y sobre todo ser ágil. Es lo que los clientes ven de nuestro negocio, y su vínculo más fuerte con nosotros. Por eso, como gerentes, debemos tener muy clara su organización y estructura.

Todo departamento de ventas debe ser capaz de funcionar como n equipo. Al organizar el departamento comercial debemos tener en cuenta los perfiles de nuestros vendedores. Tanto en habilidades como en afinidad personal. Los comerciales deben ser capaces de resolver problemas de forma autónoma. Creatividad e imaginación deben ir “bien casadas” con organización y gestión.

equipo comercial organizar el departamento comercial

Cómo organizar el departamento comercial

Aunque hay recetas para todos los modelos de negocio, vamos a partir de que esta es la primera vez que organizamos un departamento de ventas. Teníamos una pequeña empresa, hemos consolidado a nuestros primeros clientes y ahora necesitamos un equipo dedicado a vender nuestro producto. Vamos pues a organizar nuestro primer departamento comercial.

Para una pequeña empresa que está creciendo, el departamento comercial podría abarcar tanto el área de ventas como el de marketing. Incluso también el de compras y provisiones. En este caso, sin embargo, siempre recomendamos que al organizar un departamento comercial multitarea dispongamos de especialistas. Un especialista en ventas, un especialista en marketing, y un especialista en compras y logística. Comparten departamento, sí, pero cada uno lleva su área

Organizar el departamento comercial de esta manera nos aporta una ventaja extra. Esos conflictos entre Compras y Ventas, o entre Compras y Marketing, quedan reducidos porque generamos sinergias. Mientras el especialista en ventas se enfoca en vender, puede compartir su información con Marketing, que le apoya al minuto. Y al mismo tiempo, Compras sabe cuándo y cuánto tiene que proveer para satisfacer a los clientes.

¿Necesitamos un Jefe de Equipo?

Naturalmente que sí. Pero siguiendo con nuestro ejemplo podemos subordinar el departamento comercial directamente a gerencia. Así podremos dar continuidad a esa primera fase que ya hemos logrado superar con nuestro negocio. Si crecemos, tendremos que organizar el departamento comercial de nuevo. Con más de tres comerciales hará falta un jefe o jefa de equipo. ¿Cómo elegirlo? Sobre todo por su experiencia con nosotros y por su capacidad de organización. Debe saber vender, y saber llevar una retaguardia.

Gestión de datos comerciales

En Trebede.com somos expertos (y fans) de los datos. Creemos que lo primero que debemos comprar al organizar el departamento comercial es un programa de gestión de datos online. El equipo de ventas debe saber cómo controlar y organizar toda la información que pase por ellos. Mucho más si hemos consolidado ese equipo multitarea o si tenemos más de un vendedor.

También debemos ser transparentes con la información corporativa. Así nuestros vendedores y vendedoras sabrán siempre qué esperar de la empresa y qué decir al cliente. Hay varios aspectos que ya debemos haber estudiado y pensando antes de organizar el departamento comercial.

  1. Qué perfil de vendedor queremos en nuestra empresa.
  2. Cómo vamos a selecionarlo y reclutarlo.
  3. Qué formación vamos a darle y con qué frecuencia. Si es un buen comercial nos lo va a preguntar en su entrevista.
  4. Qué política de remuneración y de incentivos vamos a llevar.
  5. Cómo distribuimos a los clientes: zonas, áreas de prospección, perfiles de cliente…

Ventas y marketing

Ya estamos poniendo en marcha ese departamento comercial multitarea. ¿Qué pedimos de nuestro especialista en marketing? Por supuesto, que tenga vocación comercial, aunque su especialidad sea otra. El equipo de marketing de nuestra empresa debe compartir cualidades y visiones con ventas. También debe ser experto en gestión de la información comercial. No tendremos marketing sin investigación de mercados, por ejemplo. ¿Cómo podríamos prospectar si no?

Mientras el vendedor se dedica a vender, marketing puede encargarse por ejemplo de los análisis por competencias de nuestras zonas. También influirá en nuestra comunicación y en la política de precios. Los precios de nuestro producto deben incluir los gastos que genera el posicionamiento de marca o la publicidad.

¿Y qué hace Compras?

Cuanto más integrado esté el departamento comercial con compras y logística, mejor gestión del tiempo y recursos. Nuestro servicio al cliente depende de nuestra relación con los proveedores. Si no sabemos gestionar proveedores nos dejarán colgados y no podremos dar servicio. Por eso integrar Compras y Ventas es importantísimo, más en nuestro ejemplo, una empresa en plena expansión y consolidación.

Cualquier especialista en Compras busca en los proveedores algo más que precio. Igual que vendemos por valor, también compramos por valor. Un proveedor de confianza, que pueda servirnos siempre. Por otra parte también buscaremos proveedores secundarios que nos sirvan en casos de picos de ventas. Pero nunca hay que dar a los proveedores sensación de regateo o de ser “segundo plato”. Los proveedores, como los clientes, deben sentir que forman parte de nuestro plan de empresa. Por eso es tan importante integrar el Departamento Comercial con el de Compras y Logística.

El Dato-Consejo

Todo esto puede resumirse en una palabra: cohesión. Un equipo cohesionado es un equipo que comparte información. Si nuestros comerciales son reacios a compartir sus datos de clientes es porque no les hacemos sentir seguros. Al organizar el departamento comercial debemos lograr que los vendedores sientan que su trabajo no depende de su agenda. Así conseguiremos que la información fluya.

 

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