Un día Jorge se rompe una pierna. Alicia coge sus clientes y esa misma tarde empieza sentirse mal. Resulta que su malestar era una gripe y contagia a Fede, que fuma como un carretero y ningún año se vacuna. Mañana nos llamará Julia, nuestra mejor cliente. Se le han desbordado las cosas por una epidemia de gripe y necesita adelantar los pedidos. ¿Cuántas veces nos hemos visto desbordados? Para solucionar (o paliar) estos imprevistos nuestro aliado es el análisis funcional.
El análisis funcional se conoce también como gestión por competencias. Consiste en identificar las competencias de cada miembro de un equipo, y de estos en su organización. Es decir: el análisis funcional en las empresas consiste en saber quién se encarga de qué.
También se conoce como análisis DAFO. El análisis funcional es el primer paso para gestionar crisis como la del ejemplo. Las crisis y las urgencias son inevitables en cualquier negocio: no estar preparado sí es evitable.
Para qué sirve el análisis funcional en las empresas
El análisis funcional nos permitirá optimizar la funcionalidad de nuestros equipos. Resulta muy útil para:
- Distribuir tareas
- Generar sinergias entre equipos y entre personas
- Facilitar la comunicación interna
- Optimizar el volumen de trabajo
- Detectar nuestras ventanas de oportunidad
- Desarrollar prospecciones y campañas
- Optimizar la gestión de recursos humanos
- Evaluar competencias individuales y de equipos
- Y por supuesto, para gestionar crisis.
Podemos decir que si queremos planificar estrategias de negocio necesitamos hacer primero un buen análisis funcional de nuestra empresa y nuestros equipos. Todos los expertos en gestión comercial en las empresas lo son también en análisis funcional, aunque algunos lo tienen ya tan interiorizado que quizá no lo saben.
¿Qué preguntas hacer?
Llamamos al análisis funcional Análisis DAFO. DAFO significa Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. O lo que es igual:
- Qué debemos mejorar
- Qué debemos evitar
- Qué sabemos hacer
- Qué podemos aprender
Esto se puede aplicar a cualquier trabajador individualmente y también en cada departamento de nuestra empresa. También podemos aplicarlo a nuestros recursos técnicos, además de a nuestra fuerza de ventas:
- Cuánto podemos producir
- Cuánto nos cuesta producirlo
- Dónde lo vendemos
- Cómo nos enteramos
Si queremos explorar nuevos nichos de prospección o líneas de negocio, necesitamos tener clara esta información. Revisar nuestro análisis funcional periódicamente nos permite generar confianza. Pedimos a nuestra gente que hagan introspección de sus fortalezas y debilidades, y al mismo tiempo escuchamos sus puntos de vista.
¿Cómo hacerlo en mi empresa?
Para hacer un buen análisis funcional en las empresas basta con una pizarra y un poco de tiempo… Aunque ayuda tener listos nuestros datos de gestión comercial. Los informes comerciales generados por sistemas CRM o programas de gestión se muestran por varias categorías: visitas, empresas, líneas de negocio, territorios de ventas… Así podemos evaluar la actividad de nuestros vendedores y de nuestros clientes.
Automatizar los informes comerciales con un programa de gestión agiliza el proceso. Sobre todo no tendremos la impresión de estar «haciendo los deberes» antes de ponernos con el análisis.
Podemos cruzar los datos para optimizar nuestros resultados: puede que esta semana hayamos vendido mucho, pero solamente en una zona. O con un gasto de kilómetros disparado por encargar un territorio de venta a un comercial equivocado. En este ejemplo ya hay un análisis funcional esperando una respuesta.
Existe una herramienta gratuita que se complementa con cualquier programa de gestión comercial online. Se llama DAFO-DIGIPYME y se puede acceder tras registrarnos en ipyme.org. Ipyme es un portal público para empresas y emprendedores.
Al final necesitaremos esa reunión con nuestro equipo para sopesar resultados y poner en marcha las soluciones. Con las cosas claras, empezar se hace más fácil.