Siempre que ofrecemos un producto o servicio profesional enviamos un presupuesto. Podríamos decir que el presupuesto documenta el principio de nuestra relación con un cliente o prospecto. Pero los presupuestos sirven para mucho más si sabemos aprovecharlos. Los presupuestos son una gran herramienta de gestión: nos ayudan a coordinar departamentos, a detectar fallos y a lograr información de la competencia.
Por ejemplo, un presupuesto cerrado nos habla bien claro de ese cliente. Llevar la gestión de presupuestos con un CRM online nos permite añadir información interna. En el mismo presupuesto podremos anotar si se ha vendido o no, y por qué. Detectaremos si estamos vendiendo más, qué modificaciones piden los clientes y cómo estamos cobrando. También permite que Ventas y Contabilidad puedan coordinarse. De nuevo, siempre que nuestro programa de gestión comercial esté en la nube y podamos compartir toda la información.
El presupuesto como herramienta de gestión de negocio
Un programa de gestión comercial está huérfano si no incluye gestión de presupuestos. Además de darle forma y aspecto profesional a nuestros presupuestos, añade campos como el control de desviaciones que necesitaremos. Por ejemplo, lo que proyectamos vender en un principio, lo que acabamos vendiendo al cliente, y el coste de la operación. Todo esto debe formar parte de la información interna del presupuesto como herramienta de gestión.
Un presupuesto siempre nos permitirá proyectar y delimitar objetivos. Si aplicamos las dinámicas de nuestros presupuestos comerciales al presupuesto anual de la empresa, tendremos en nuestras manos una potente herramienta. En el caso de las pequeñas empresas, este tipo de tarea resulta difícil de poner en marcha. Sin embargo, una vez aproximado el primer presupuesto, vemos que es más sencillo de lo que parece.
Presupuesto y estrategia
Un presupuesto acerca la gestión contable a los miembros del equipo que no somos contables. Su lenguaje es sencillo de comprender y nos plantea objetivos e incidencias, incluso visualmente. No es que el presupuesto sustituya a la gestión contable: el presupuesto es una herramienta más de gestión. Sobre todo, es un documento de transmisión de información a todos los trabajadores.
Los presupuestos nos permiten comprobar en todo momento el estado de salud de nuestra empresa. Nos dice qué productos se venden y qué servicios se prestan más a menudo. Nos facilita hacer correcciones en nuestras políticas, y cambiar nuestros objetivos de manera orgánica. Es una fantástica herramienta para planificar objetivos. Sobre todo, los presupuestos deben ser sencillos. Fáciles de interpretar tanto por el cliente como por el resto del equipo.
Relación entre presupuestos y precios
Se habla poco de la relación que hay entre presupuestos y políticas de precios. Podemos hacer mil cálculos de planificación para gestionar precios. Luego llegan los presupuestos de ventas y tenemos que reajustarlos. Es un paso normal: no es que hayamos hecho nada mal en principio. Simplemente, los presupuestos aceptados y las objeciones de cliente nos han aportado más información.
De esta manera estamos convirtiendo los presupuestos en herramientas de gestión. Cuanto mejor trabajemos con la información de nuestra empresa más competitiva será esta en el mercado. El presupuesto nos permite acceder rápidamente a datos que, de otra manera, se perderían en las gestiones diarias. También nos facilitan proyectar nuestro nivel de gasto. No podemos gastar mil en hacer un servicio que hemos presupuestado en 500.
Seguimiento del presupuesto
El seguimiento del presupuesto también revela información sobre nuestros equipos. No tiene sentido tener acceso a toda la información de la empresa y no leerla. Los presupuestos o las fichas de cliente no pueden quedarse «criando malvas» en nuestro CRM. Una persona debe encargarse de hacer seguimientos a los presupuestos. Si somos autónomos, tendremos que dedicar un tiempo cada mes a hacer ese seguimiento.
Como todas las herramientas de gestión, el presupuesto nos requiere cierto entrenamiento. Al final de cada periodo cada vez controlaremos más información y tendremos automatizados hábitos de trabajo. Y probablemente recuperemos oportunidades con clientes que anteriormente rechazaron nuestras ofertas.