La figura de asistente de ventas: funciones y perfil

El asistente de ventas es un perfil al que muchas empresas aún no han sabido sacar partido. Sin embargo, para muchos expertos los asistentes o auxiliares de ventas son una figura tan importante en un negocio como una jefa de equipo comercial o una gerencia. Con una formación adecuada, y sobre todo unas funciones bien definidas en la empresa, el asistente de ventas puede marcar la diferencia en nuestros resultados del mes.

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¿Qué hace un asistente de ventas?

Aunque es un buen punto de partida para una carrera como comercial, no debemos confundir al asistente de ventas con los comerciales junior. Las funciones del asistente de ventas están bien definidas, y abarcan un amplio rango de herramientas de gestión comercial. Pueden tener su propio usuario en el CRM online de nuestra empresa. También pueden hacer ventas telefónicas o asistir clientes, pero sus funciones específicas van mucho más allá. Son las funciones que el comercial no realiza por falta de tiempo… o falta de formación.

1. Administración del área comercial. Gestión del tiempo, supervisión de agendas, soporte en organización del equipo de ventas... También administración de informes de gestión comercial y preparación de las reuniones periódicas.
2. Prospección. Definición de intereses de prospectos, trazado de áreas comerciales para explorar, organización de base de datos de prospectos… También la atención a prescriptores, una de esas tareas que a veces «se pierde» en picos de actividad. Las alarmas del CRM fáil ayudan al asistente de ventas a no perder el hilo.
3. Administración de información comercial. Desde poner al día un argumentario, editar documentos para el equipo comercial, comparativas de precios y productos con la competencia…
4. Apertura y recepción de clientes. El asistente de ventas puede recibir y dar la bienvenida a nuevos clientes y retener ese primer contacto. De esta manera el cliente se siente atendido hasta que se le asigna un comercial. Y no es infrecuente que sea la propia asistente de ventas quien cierre la transacción.

¿Quién puede trabajar como asistente de ventas?

Buena pregunta. ¿Quién puede trabajar como comercial? Cualquiera… siempre que reúna cualidades y disposición. En el caso de los asistentes de ventas podemos responder lo mismo. Cualquiera puede trabajar como asistente de ventas si reúne unas habilidades básicas. Sobre todo, debemos tener en cuenta que se puede desarrollar una carrera como asistente de ventas. Para ello, las auxiliares de ventas deben formar parte de nuestra política de empresa y en los incentivos. Exactamente a la misma altura que cualquier vendedor. Y con usuario propio en el CRM online.

• Habilidades sociales y comunicación. Al igual que las comerciales, los asistentes de ventas deben saber comunicarse. Con los clientes, pero también con el equipo.
• Formación en producto. Aquí es donde se nota la disposición de nuestra empresa para con los asistentes de ventas. Un auxiliar de ventas debe conocer el producto que vendemos. También debe conocer a los clientes y tener actitud de servicio comercial.
• Aptitud para la contabilidad básica. No tanto para llevar las cuentas como para agilizar éstas. Hay que saber interpretar informes, leer estadísticas de ventas, e interpretar todos estos datos correctamente. Los asistentes de ventas, por supuesto, deben tener su propio usuario en el programa de gestión comercial de nuestro negocio.
• Organización. Igual que las buenas administrativas, los buenos asistentes de ventas son organizados. El equipo comercial va a apoyarse en ellos para las tareas organizativas del día a día, sobre todo si las vendedoras tienen que hacer visitas y van a pasar poco tiempo en la oficina.
• CRM. Necesitamos formación específica en gestión de datos y CRM. Aunque utilicemos un CRM fácil online, es bueno formarnos en gestión de la información.

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Algunos asistentes de ventas son formados en habilidades de apoyo a gerencia, como pueden ser idiomas o protocolo. Todo esto viene en función de los perfiles de cliente y del mercado en que se mueva nuestra empresa. De lo que no hay duda es de que los auxiliares de venta son un perfil necesario para cualquier equipo comercial que tenga ganas de crecer.

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