Cuando oímos términos como auditoría de ventas, muchos tendemos a pensar en solucionar problemas. Ciertamente una auditoría de ventas o una consultoría bien hecha nos librarán de dolores de cabeza. Pero una consultoría demostrará su verdadero valor cuando las cosas nos van bien. El verdadero momento de hacer una consultoría de ventas externa en la empresa es para prevenir problemas. Esa es la mejor solución, y para eso existen los profesionales.
¿Qué auditoría de ventas necesita mi negocio?
Siempre podemos optar por hacer auditorías internas periódicas de nuestra empresa. Sin embargo contratar un servicio de auditoría de ventas supone ponerse en manos de profesionales externos. Muchos empresarios tienen cierta reticencia a abrir su casa a terceros. Pero uno de los poderes de las consultorías de ventas está precisamente ahí. El dicho de que las cosas se ven mejor desde fuera se aplica en la auditoría con toda su fuerza.
Todas las auditorías de ventas tienen varios aspectos en común.Analizan cómo funciona nuestra empresa, la estructura de los equipos, los procedimientos, los sistemas de control de riesgos y evalúan los puntos fuertes y débiles de nuestra gestión comercial. También pueden evaluar los procesos de contratación, la RSC, la gestión logística… Simplemente hay que elegir el tipo de auditoría que se nos ajusta mejor.
Auditoría preventiva
Se puede definir como «parar y tomar aire». Si estamos pensando en un salto cualitativo, internacionalizar o diversificar negocio… Una auditoría de ventas preventiva nos servirá para para hacer balance de dónde estamos, hacia dónde queremos ir y cómo podemos llegar. Es una manera de prevenir riesgos o paliar las consecuencias si ocurre cualquier imponderable. Ninguna auditoría puede prometernos el éxito en ventas, claro está. Pero sí puede ayudarnos a minimizar los fracasos.
Diagnóstico de problemas
Sabemos que algo está fallando, pero nos cuesta identifcarlo. Una auditoría de diagnóstico sí está pensada para resolver problemas. Los consultores evalúan todas las variables, desde el personal a los clientes. La auditoría de diagnóstico suele venir acompañada de una consultoría estratégica. De este modo identificamos el problema y a continuación diseñamos soluciones.
Auditoría de marketing
Una auditoría de marketing permite que las empresas evalúen las acciones específicas de marketing. Son consultorías especializadas en nuestros procesos de posicionamiento y publicidad. También hacen distintas valoraciones sobre objetivos, rentabilidad de producto, estado del mercado y costes. Cómo anunciarse, definir mejor los objetivos y analizar las respuestas de cada acción.
Auditoría de gestión o de operaciones
En realidad se trata de muchas clases de auditorías de ventas. La auditoría de gestión viene a ser una radiografía completa de nuestra empresa. Además se puede centrar en áreas específicas que presenten más necesidad. Tanto por sector como por área geográfica, o incluso departamento a departamento. Suelen enfocarse a aumentar la productividad, pero las ventas y el departamento comercial se benefician igualmente.
Auditoría de canales de venta
Las auditorías de rendimiento de canales estudian la respuesta de cada canal de venta. Los consultores analizan las estrategias comerciales de manera especializada, canal por canal. De esta manera podemos detectar dónde vendemos más y mejor, y dónde invertir más. La auditoría de canales de venta va de lo particular a lo general. Diseñan estrategias partiendo de los detalles hasta llegar al global de la empresa.
Cómo hacer una auditoría de ventas
Toda auditoría de ventas pasa por recopilar información. Contar con un CRM online sirve para poner nuestros datos en manos del consultor rápidamente. Sin embargo, no todas las empresas hacen un uso eficiente de sus CRM. La auditoría nos ayudará a mejorar la gestión de nuestros datos comerciales. Cuanto más exhaustivos y sistemáticos seamos, mejor para la auditoría y para nosotros. El objetivo es conocer al detalle cómo trabajamos.
Después se analiza el mercado y nuestro sector. No se trata de cómo anda nuestro negocio, sino de cómo anda nuestro negocio en relación con nuestro mercado. Una auditoría de ventas tiene que incluir necesariamente un estudio de nuestra posición competitiva. Nuestra situación no es un valor absoluto, tiene relación con la competencia y la situación económica general.
El siguiente paso incluye el análisis específico de cómo funciona nuestro negocio. Un «trabajo de campo» que incluye nuestra actividad comercial y cómo nos organizamos. Es muy común tener entrevistas individuales con los trabajadores y dinámicas de grupo. También la observación del trabajo sin interferir. De todo esto podemos sacar conclusiones para auditorías internas posteriores.
Tras recopilar la información, llega el análisis. Algunos expertos recomiendan destacar unos pocos puntos fuertes y débiles, siempre en paralelo. Si el cliente necesita un informe exhaustivo siempre se le puede proporcionar más tarde. Esta es una manera sencilla de no apabullar con información y estimular la toma de decisiones. Como en muchos informes comerciales, debemos poder resumir los resultados en una sola hoja. Tiempo hay de trabajar sobre un informe en profundidad.
Y este es el momento de la verdad, proponer soluciones. También se recomienda proponer unas pocas oportunidades, a la par que el informe de puntos débiles y fuertes. Hay diferentes formas de arremangarse al final de una auditoría de ventas. Eventos colectivos, tormentas de ideas, implantación de sistemas gradual… Siempre es importante incluir al equipo en la comunicación. Al fin y al cabo son los que tendrán la responsabilidad de poner en práctica las conclusiones de la auditoría.
El Dato-consejo
Dicen que el seguimiento posterior de los objetivos es el paso más difícil de una auditoría de ventas. Si nos ponemos plazos periódicos de revisión será más fácil ese seguimiento. Podemos programarlas en el programa de gestión comercial como si se tratara de visitas, y compartirlas con el resto del equipo directamente desde el CRM. Cumplir hitos intermedios es más accesible que fijarse grandes metas que se ahogan en la inercia diaria.