Una de las utilidades del CRM online, junto a Visitas y Clientes, es Tareas. Depende estrechamente de la base de contactos. De hecho, está vinculada a la herramienta Cliente. La herramienta gratuita Tareas añade todo aquello que debemos hacer, que tiene unas características diferentes a las visitas comerciales. Vamos a ver cómo usar las Tareas del CRM Fácil.
Cómo crear nuevas Tareas con CRM Fácil
En el CRM Fácil de Trebede.com podemos crear nuevas Tareas haciendo click en el día correspondiente del Calendario CRM. ¿Por qué desde el calendario y no desde Clientes? Porque, así como las visitas siempre van vinculadas a un contacto comercial, en las Tareas podemos añadir citas, trabajos, o labores personales e internas de nuestra empresa.
En realidad la herramienta gratuita Tareas sería el equivalente de eso que en inglés se llama To Do List: solo que en lugar de pegar 30 post-its en nuestra mesa, los tenemos todos ordenados en nuestro Calendario CRM.
La vista Tareas tiene tan solo tres campos: fecha de inicio y fin (si hay que llevarla a cabo en varios días) y Notas. Se trata de que sea un campo sencillo y asequible, que podamos rellenar rápidamente.
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Cómo aprovechar las Tareas
Aunque la herramienta Tareas del CRM Fácil no tenga campos definidos, con unos pocos trucos podemos sistematizarlas.
Si la tarea está asociada a un contacto (y no se trata de visita/llamada comercial), es el contacto lo primero que tenemos que registrar.
Después, debemos dejar clara la actividad. Una llamada de teléfono. Una compra, abonar algún impuesto. Debemos ser breves y concisos. Es una Tarea rápida que ver en el Calendario, no un memorandum. ¡Para eso tenemos los Informes!
¿Qué datos de apoyo nos hacen falta? ¿Un teléfono, un mail? Esos datos que necesitamos pueden ir a continuación. Así sólo tendremos que mirar una pestaña, la de Tareas.
Si lo necesitamos podemos hacer una descripción de la tarea, pero solamente a continuación de estos datos. Así podremos recordar cualquier matiz. ¡Pero ojo! No debemos olvidar que Tareas busca rapidez y sencillez. Disponemos de otras herramientas gratuitas CRM para reuniones y labores más complejas.
Modificar Tareas en el CRM online
Podemos modificar las notas de cada Tarea en cualquier momento, sólo haciendo click en ésta. De esta manera añadiremos el resultado de la tarea o cuantas observaciones necesitemos ir registrando.
Crear tareas en el día a día puede ser una labor algo difícil de sistematizar. Pero siempre nos surgen necesidades de crear tareas y pequeños objetivos. Anotarlas en el CRM nos ayuda a generar buenas prácticas de trabajo, y también nos facilita tener toda la información útil en un solo lugar, nuestro programa.
Incluso si utilizamos las Tareas para crear hábito, ya estaremos ganando tiempo y recursos.