Cada cierto tiempo hacemos un mailing a nuestros clientes recordándoles la posibilidad de personalizar su CRM online gratuitamente adecuándolo a las necesidades concretas de su empresa. Algunos prospectos nos han comentado que personalizar su CRM les llevaría tiempo, al menos el de una larga conversación telefónica, y que temían estar demasiado ocupados para ello. Estar ocupado se ha convertido en uno de los mitos del mundo empresarial.
Sin embargo, cada vez son más expertos los que nos recuerdan que estar ocupado no significa ser productivo. Y aunque hay momentos en los que el volumen de trabajo es inevitable, y debemos estar preparados para resistir la presión, estar y sentirse permanentemente ocupado, sin tiempo para nada más que para «ir de culo», suele ser síntoma de un problema de organización, cuando no es una exageración de las que leemos a diario en las redes sociales.
Qué hacer para dejar de estar ocupado y ser productivo (y más feliz)
La primera, la única herramienta para dejar de estar muy ocupado y empezar a ser productivo es la confianza. No podremos trabajar en equipo ni delegar funciones en personas en las que no confiamos. Debemos, pues, construir nexos de confianza mutua con nuestro equipo que agilicen tanto el trabajo como la comunicación. Y una de las mejores maneras de consolidar la confianza mutua es compartir los datos. A partir de ahí, hay varias estrategias que podemos implantar.
1.- Distinguir entre prioridades y objetivos. Nuestro objetivo último es vender más. Para ello tenemos objetivos a corto, medio y largo plazo: consolidar una zona determinada o promocionar un producto. Pero los objetivos definen nuestras estrategias, mientras que las prioridades ordenan el trabajo del día a día.
Consultar la agenda no debería ser una prioridad: apoyarse en un sistema de alarmas o de avisos de visitas, tanto de nuestra agenda como de la de nuestro equipo, está al alcance de cualquier pyme.
2.- Decidir qué delegar antes que en quién. Hay tareas que sólo podemos hacerlas nosotros, y otras que haremos mejor en equipo. Ser productivo implica hacer nuestro trabajo lo mejor posible, no hacer todo el trabajo. Si resolvemos nuestras tareas es probable que nuestras funciones de equipo se hagan antes y mejor.
Las herramientas de trabajo en red y los sistemas de gestión en la nube nos ofrecen la posibilidad de desarrollar un trabajo en equipo eficiente sin perder el tiempo en larguísimas reuniones que agotan nuestro horario y nuestras fuerzas.
3.- No tener miedo. En su post gráfico Diferencias entre una persona ocupada y una persona productiva, los chicos de Genial.guru nos ofrecen esta infografía:
No debemos tener miedo de decir NO. Si no podemos cumplir una urgencia, tomar un café con un cliente que pasaba por aquí, o responder a los mails porque un trabajo debe estar terminado, no lo haremos. Nuestro cliente lo entenderá y podremos recuperar ese café en otra ocasión; y las urgencias deben ser atendidas, pero no por encima de lo importante. También como jefes de equipo debemos estar dispuestos a que nuestra gente nos diga que no: eso signfica que valoran el trabajo que hemos puesto en sus manos.
4.- Dedicar tiempo a prevenir. Las urgencias también serán menos urgencias, y menos frecuentes, si dedicamos un tiempo cada semana a prevenir situaciones en equipo. Una buena gestión de nuestro mail marketing y nuestro calendario nos puede ayudar: si sabemos que se avecina una promoción, podemos resolver las visitas pendientes antes del envío de correos.
5.- Defender nuestra vida familiar. Estar muy ocupado no sólo nos convierte en personas menos productivas, también afecta a nuestra salud y a la de nuestra vida personal. El círculo del estrés nos impedirá realizar bien nuestro trabajo y nos afectará emocionalmente. También en estos momentos podemos y debemos decir NO: salvo los inevitables picos y cierres, aprovechar bien el horario laboral es nuestra obligación y nuestro derecho. Calentar la silla y salir después de cenar sin haber terminado ninguna tarea es improductivo y da una pésima imagen tanto del trabajador como de la empresa.