Sencilla, cotidiana, y de toda la vida. ¿Nos acordamos de aquellas charlas de «técnicas de estudio» del instituto, con los marcadores fosforitos? La organización por colores es un clásico de las técnicas de productividad. Pero no por clásica ha quedado obsoleta. De hecho la agenda comercial de nuestro CRM fácil online se basa en la organización por colores. Hoy os enseñamos a aprovecharla al máximo.
Claves de la organización por colores
Trabajar con colores es una base de la educación. Y no por capricho. Los colores son una manera natural de organizar la vida. Son accesibles, intuitivos y, salvo para los daltónicos, fáciles de memorizar. Por eso se enseña organización por colores en las técnicas de estudio. Son una herramienta habitual de las cocinas: rojo para cortar y guardar la carne, azul para los pescados… Evitamos la contaminación cruzada gracias a algo tan sencillo.
En la gestión comercial y de la empresa, la organización por colores nos ayuda a clasificar y encontrar fácilmente nuestras tareas. Además podemos utilizar los códigos de color tanto en la agenda del CRM online como en los mismos archivadores y pizarras. Es una herramienta de las personas, no del software. Organizar por colores nos ayuda a clasificar eficientemente, distinguir de un vistazo (sin tener que abrir la carpeta).. Y sobre todo identificar rápidamente las tareas. Esto último, en productividad, es un salto de gigante.
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¿Cómo elegir un código de color?
A pesar de las teorías psicológicas sobre el «peso» de cada color, ahí entran en juego dos factores. Por un lado nuestra creatividad y la de nuestro equipo. Por otro, saber que hay que distinguir colores. Una organización por colores con los mismos tres matices pastel… quizá no nos ayude mucho. Algunas empresas utilizan los colores corporativos. Otras, el clásico rojo-verde-azul. Lo importante es que se diferencien y podamos memorizar el significado.
Por ejemplo, en la agenda de nuestro programa de gestión comercial hemos desarrollado este código. Es el mismo que utilizamos en Trebede para organizarnos internamente. Cerramos las visitas con cuatro opciones:
- No interesado en el producto
- Visita de seguimiento
- Llamada urgente, posibilidades.
- Venta cerrada
Cada opción tiene su propio color asignado:
- No interesado -> rojo
- Visita de seguimiento -> verde
- Llamada -> grisVenta -> Azul fuerte
Hemos asignado los colores desde el módulo Configuración del CRM. En menos de un minuto lo tenemos listo para usar. El resultado es que la agenda comercial, a partir de ahora, la vemos así:
Accesibilidad visual
Obviamente, las personas ciegas y daltónicas tendrán que organizarse de otra manera… o no. Si es tu caso y quieres probar organización por colores, puedes contactarnos sin compromiso para adaptar nuestro CRM Fácil a tu Color ID o pantalla lectora. También podemos generar una interfaz de alto contraste que puedas leer, si tienes discapacidad visual. Nuestro objetivo es facilitar el trabajo de nuestros usuarios.
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¿Y dónde más puedo organizar por colores?
En todas las áreas de la empresa que requieran organización. O en aquellas que tengamos que consultar a menudo y queramos hacerlo rápidamente. La organización por colores se puede aplicar desde el CRM hasta el menú del correo electrónico, y llevarla a los archivadores, los cuadernos y hasta los clips. Pero el día a día nos dice que la utilizaremos, sobre todo, en:
- Las reglas y filtros del email.
- Archivadores y carpetas. Las bandejas de archivo, en lugar de los clásicos cajones, son uno de esos trucos escolares que hemos aprendido en Trebede tras ser padres y madres.
- Calendario CRM… y el calendario de la pared.
- Pizarras: en las áreas logísticas cada entrada y salida, o cada ruta, pueden tener su propio color.
- Cuadernos. Aunque seamos embajadoras del CRM online, seguimos escribiendo. Comercial tiene su color, logística el suyo y contabilidad el suyo. Nada se nos pierde.
- Facturas. Precisamente porque con CRM podemos personalizar las facturas, aprovechamos los colores. También sus bandejas correspondientes. Las que emitimos, y las que nos llegan.
La organización por colores es un sistema rápido, intuitivo y sobre todo muy barato. No hay que hacer cursos, no hay que pagar un coach para que nos enseñe. Elegimos nuestros colores y empezamos a aplicarlo. Tus datos valen, tu tiempo también.