Insistimos mucho en cuidar a nuestros clientes, faltaría más. También en cuidar a nuestros agentes comerciales, incluso al personal administrativo y auxiliar. Hoy hablamos de cómo no cuidar a nuestros proveedores. Los proveedores son una parte fundamental de nuestra empresa, aunque no estén en nómina. Perder proveedores puede destruir nuestras ventas y nuestra reputación. Que se lo digan a Silvia, ¿os acordáis?
El proveedor juega un papel fundamental en el proceso productivo de cualquier negocio. Nuestros números y nuestras ventas dependen de contar con proveedores fiables. Debemos negociar la relación más ventajosa con ellos, pero teniendo en cuenta que es una relación a largo plazo. Exactamente la misma relación que queremos construir con nuestros clientes. Perder proveedores de confianza puede costarnos muchos disgustos y mucho dinero.
Cómo perder proveedores alegremente: cinco casos
1. El primero que pasaba por allí
Seleccionar un proveedor es un proceso complicado. Debemos invertir tiempo y analizar mucha información. ¿Se ajusta a nuestro perfil de cliente? ¿Qué tal podemos negociar con él? ¿Está en una zona de influencia de nuestro negocio? Todas estas preguntas y más debemos hacernos antes de escoger proveedores. Si elegimos al primero que encontramos y la relación no es buena, lo más seguro es que terminemos mal.
Y por supuesto, eso se sabrá. El siguiente proveedor llegará a nosotros sabiendo que, o bien hemos acabado mal con el anterior; o bien estamos en una posición de debilidad y desesperados por encontrar otro. En cualquier caso, perder proveedores nos debilita siempre. Por eso hay que construir una base de proveedores fiable. Algo que no se hace en un día y que debemos cuidar.
2. Falta de transparencia
Nuestros proveedores necesitan conocer al detalle todas las condiciones en que van a trabajar con nosotros. Cualquier dificultad puede ser resuelta con interés y voluntad… Pero siempre si la planteamos durante la negociación. Si el proveedor descubre esas dificultades después de firmar no le gustará. Quizá no perdamos al proveedor, pero la semilla de la desconfianza ya estará plantada. A partir de ahí el servicio se pone en peligro y nuestro negocio con él.
También es falta de transparencia estar cambiando continuamente los términos. En toda temporada de ventas surgen promociones o imponderables. Es natural que avisemos a nuestro proveedor cuando tenemos mucha demanda o a nuestro cliente estrella le surge algo. Lo que no es natural ni conveniente es pedir esos detalles extra en todos los pedidos y de forma continuada. Nos convertimos en ese cliente que no quieres tener. Perder proveedores después de marearles una temporada es algo más común de lo que se cree.
3. Clasismo
Nuestros proveedores no trabajan para nosotros, sino con nosotros. Tratarles de manera despectiva, o como si nuestra empresa les hiciera un favor, nos llevará inevitablemente a perder proveedores. las condiciones del servicio que nos prestan. Al negociar con proveedores debemos ser firmes: buscamos el acuerdo más ventajoso para nosotros. Eso no significa que tengamos que ir de sobraos con el proveedor. Éstos también buscan un acuerdo ventajoso: ambas partes somos empresarias y negociamos entre iguales.
4. Adelantar trabajo
Siempre que tratamos con un nuevo proveedor le pediremos presupuestos, propuestas y documentos más o menos exhaustivos. Es normal: queremos cubrir todas las posibles situaciones que tendremos que resolver con ese proveedor. Lo que ocurre es que muchos «emprendedores» exigen cantidades exageradas de propuestas por sistema. Incluso cuando ya saben que están buscando otro proveedor.
Puede que la empresa proveedora utilice un CRM y tenga a mano esos presupuestos, pero la más pequeña relación le cuesta un tiempo. Si no tenemos una intención clara de usar el servicio, es mejor no pedir esos documentos. Se puede acordar un periodo de prueba con el proveedor para ver si nuestros negocios encajan. El cliente que pide y pide documentos que no tiene interés en contratar acabará por perder proveedores.
5. Cumplir los plazos
¿Esperamos que el proveedor cumpla sus plazos de entrega? Entonces debemos respetar también los plazos. Lo mismo ocurre con los plazos de pago. En alguna ocasión los pagos a proveedores se retrasan por circunstancias ajenas a nosotros. Otras veces será por fallos en la facturación o en la gestión de información. La gestión de nuestra información es un pilar fundamental que afecta a nuestros proveedores y colaboradores. Por eso es tan necesario optimizarla.
Pero para no perder proveedores en el futuro, lo mejor es cumplir siempre con los plazos de pago. Igual que no queremos clientes impuntales a la hora de pagar, no queremos dar esa pésima imagen de nuestro negocio.
Nuestra relación con los proveedores debe ser cooperativa, nunca competitiva. Si establecemos desde el principio unas relaciones contraproductente, trabajando todos en contra del interés del otro, nuestras opciones mermarán. También las del proveedor. Ambas partes nos necesitamos para que nuestros negocios crezcan y se desarrollen. Una relación agresiva falla además en la creación de valor. No es la primera vez que un juez acaba teniendo enfrente a un empresario y un proveedor que tenían este tipo de relación. ¿Recordamos que al final, los clientes se enteran de todo?