Ningún CRM trabaja solo, ni siquiera el nuestro. Quizá nuestro CRM fácil funciona orgánicamente las 24 horas del día siete días a la semana… Pero hasta nuestro programa de gestión fácil para empresas funciona mejor si, de vez en cuando, hacemos limpieza de datos en el CRM.
¿Qué es limpiar datos en el CRM? ¿No lo hace solo?
Con «limpiar datos» nos referimos a comprobar los datos que hemos almacenado. No a los datos basura que genera cualquier ordenador, ni a borrar masivamente ningún dato del CRM fácil.
Limpiar datos en el CRM es repasar si la información que almacenamos es útil. Quizá hace dos años, cuando empezamos a trabajar en el CRM fácil, nos interesaban determinados datos de nuestros clientes. Ahora nuestro negocio ha evolucionado, y quizá necesitemos evaluar si los datos que estamos guardando son los que necesitamos.
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Duplicidad de datos y CRM
Utilizar un CRM online reduce mucho el peligro de duplicar datos, pero a veces también sucede. Dos comerciales introducen un mismo cliente que tiene, por ejemplo, dos sedes, cada una en su zona. O un comercial introduce dos clientes cuando lo que quería hacer era introducir dos contactos en una misma empresa.
En el día a día digamos que «se apañan». Pero es poco profesional y a medio o largo plazo la duplicidad de datos nos dará problemas. A esto nos referimos con hacer limpieza de datos en el CRM. A prevenir futuras situaciones molestas, que no nos ayudan a trabajar.
«El más limpio es el que no ensucia»
Bueno, pues ya está. Nos hemos convertido en nuestras madres. Pero es que tenían razón. La mejor manera de hacer limpieza de datos en el CRM es evitar estas duplicidades. La gran ventaja de utilizar un CRM fácil para empresas es que podemos empezar el mismo día que lo damos de alta.
No obstante es importante concienciar al equipo sobre un uso responsable y sensato. Es más valioso para todos tardar 15-20 minutos en rellenar esa primera ficha de cliente que hacerlo en dos… Y rellenarlas a medias de ahí en adelante.
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Seleccionar información
También es importante entrenar nuestro propio criterio. El CRM online acepta toda la información de clientes que queramos darle, pero ¿qué información necesitamos? No tiene sentido ponerlo todo. Si necesitamos grabar mucha información al principio, está bien, pero conviene darle una vuelta cada pocos meses.
Limpiar datos irrelevantes
¿Qué datos no nos interesan? Estos son unos pocos ejemplos:
- Leads sin ninguna conversión de más de 12 meses. Siempre podemos dar una última oportunidad.
- Tareas sin cerrar. Eventos a los que no pudimos ir, cuentas de usuario sin actividad en, pongamos, unos dos años. Es tiempo más que suficiente.
- Notas que ya no utilizamos
- Promociones de más de un año sin usar.
El margen de uno a tres años suele ser válido para cualquier equipo comercial. Sin embargo, para algún profesional bastará con nueve meses, o quizá necesitemos más de tres años. Eso depende de nuestro negocio.
¿Lo hablamos?
La ventaja de contar con un CRM fácil online en la empresa es que la actividad es compartida. Es difícil que un comercial use un registro sin añadirle su propia información. Con todo, es recomendable tener una pequeña reunión o un aviso antes de comenzar la limpieza de datos en el CRM.
También podéis poneros en contacto con nosotros para rescatar una copia de seguridad, si hiciera falta.