Nadie se imagina una empresa que no guarde debidamente sus datos contables. No hay vendedora que anote sus ventas, y esto se considera parte del trabajo diario. Esta idea, llevada al terreno de los comerciales y equipos de ventas, es lo que está detrás de cualquier programa de gestión comercial. Y así lo hemos compartido en un nuevo curso de formación para comerciales. Esta es nuestra introducción a la gestión comercial.
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Qué ofrecemos a la empresa
Básicamente, lo que un programa de gestión comercial ofrece a cualquier empresa es el control de la información. Esto debería servir como introducción a la gestión comercial informatizada para culaquier empresaria o emprendedor. El mayor activo de una empresa son sus datos. Tenerlos a mano, ordenados y clasificados puede ser el factor clave para una reacción rápida ante cualquier crisis, o de una planificación estratégica eficiente y óptima. Información de nuestros procesos de trabajo, de nuestros objetivos comerciales, de los resultados de ventas…
Esta información es patrimonio de la empresa. Cada comercial o cada trabajadora tendrá sus clientes y sus incentivos, pero las ventas son de la empresa, en definitiva. Esta información, bien explotada, será la clave de nuestra prospección de ventas. El futuro de nuestros negocios empieza siempre sabiendo analizar los datos del presente.
¿Y qué ventajas tiene para el comercial?
Son muchos los comerciales que sienten cierta aprehensión hacia los programas de gestión comercial, al verlos como herramienta de control. En efecto lo son, pero no de control de las personas. Precisamente un programa de gestión comercial facilita el control… de la empresa.
Uno de nuestros clientes, José Carlos, nos lo explicaba así:
Les digo a mis comerciales: Esto es un programa para controlar lo que haces, pero también para proteger tu trabajo. Si una semana no vendes, ¿te echo por no trabajar?Si tienes tu actividad registrada, yo puedo verla. Puedo comprobar que esta semana has trabajado pero no has tenido ventas, y lo podemos analizar juntos para mejorar tus resultados.
Gestión comercial es gestión del tiempo
Si tienes un Excel o un calendario Google o Outlook. La primera parte es la gestión del tiempo: todos tenemos miedo a no perder algo que queremos hacer. No querríamos perdernos una cita porque no hemos tomado nota, para eso se venden agendas. Por eso todos trabajamos con un calendario…. aunque al final nuestra mejor amiga sea la nota post it.
Todas ellas son herramientas de gestión excelentes, pero no han sido diseñadas para la gestión comercial. Adaptarlas o tunearlas requiere mucha disciplina y esfuerzo para trabajar eficazmente. Es posible, pero consume una gran cantidad de tiempo (y aprendizaje) que después tendremos que «traducir» para nuestra planificación comercial.
Cualquiera de las herramientas de gestión del tiempo que utilizamos, desde la agenda de papel hasta Excel o un calendario online, está pensada para darnos tres datos:
- Qué es lo que hemos hecho
- Cuánto y cuándo queda por hacer
- Qué huecos libres nos quedan
En la gestión comercial esto tiene una desventaja: ¿cómo vamos de ahí al historial de los clientes? ¿De qué hablamos con ellos en la última visita? Implica una búsqueda de datos exhaustiva y trabajar con dos o más herramientas a la vez. Esto es en definitiva lo que nos aporta un programa de gestión comercial: una sola herramienta para todo el equipo, de forma sencilla y rápida. Salvando la información y ahorrando tiempo.
La audiencia papal y el jefe de equipo comercial
Cada vez que impartimos una introducción al programa de gestión comercial hablamos de esas reuniones semanales. Una manera tradicional de trabajar con un jefe de equipo comercial, ¿verdad? En la mayoría de empresas se da el protocolo de la reunión con la coordinadora de equipo y presentarle resultados en un Excel.
Esto requiere un extra de trabajo para el comercial, que tiene que recopilar su informe y presentarlo; pero también para el jefe de equipo, que tiene que atender a esa reunión con todos y cada uno de los comerciales. Después tiene que analizar esos informes por separado y hacer él mismo sus cálculos. Al menos un día de la semana invertido en transmitir información.
¿Por qué invertir tiempo en hacer informes si podemos tener organizada ya la información? ¿Por qué esperar a la audiencia papal para comunicar resultados? Con un programa de gestión comercial online la comunicación interna de la empresa es inmediata. De nuevo, un programa de gestión comercial nos ofrece seguridad en la información, ya que la herramienta ya desarrolla los informes, y más tiempo para la planificación. Esta es la cualidad principal de cualquier jefa de equipo comercial, y el programa de gestión le facilita poder dedicarse a planificar, que es su especialidad.
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