¿Os acordáis de la última reunión de trimestre? Quedamos a comer y acabamos cenando también. ¿Fue entretenido? Sí. ¿Fue eficaz? ¿Hemos vendido mejor? Francamente. Pues para optimizar las reuniones también sirve nuestro CRM.
Optimizar reuniones con CRM
Y quien dice «reuniones» dice visitas comerciales. No por pasar más rato con el cliente vamos a fidelizar o cerrar la venta. Ambas tienen características comunes que podemos trabajar. Si nos acostumbramos a utilizar nuestro programa de gestión también en las reuniones, estas serán más cortas y más eficaces
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1.Definir los objetivos de la reunión
Para optimizar las reuniones con CRM hay que hacerse una pregunta. ¿Es necesario reunirnos? Si la respuesta es sí, hay que planificar el encuentro. Pero la respuesta puede ser no. Quizá la reunión deba ser más tarde, o podemos resolver con un par de correos.
Por eso debemos definir nuestros objetivos antes de convocar la reunión. ¿Qué problema queremos resolver? Esta es la pregunta que nos haríamos para reunirnos con un cliente, ¿verdad? Cuando empiezas a aplicar filosofía CRM en tu trabajo, se nota.
Las respuestas a esa pregunta nos ayudarán a planificar el contenido y los tiempos. También los materiales y documentos que vamos a utilizar. Y cuando llegue la reunión, nos ayudará a no perder el hilo. Todo esto demuestra cómo optimizar las reuniones con CRM.
2. Estructura
Optimizar reuniones de trabajo implica no «reunirnos» y ya está. Si tenemos una o dos horas, podemos dividir los tiempos entre los temas que vamos a tratar. Más margen para los más difíciles o peliagudos, menos margen para resolver lo sencillo.
Además, podemos resolver lo más sencillo antes y dedicar más tiempo a los contenidos más delicados. Esto es muy importante. Calcular bien cuánto tiempo le dedicamos a cada cuestión ayuda a cerrar. De nuevo, igual que en las ventas.
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3. Dinámicas
Son nuestros comerciales de toda la vida, pero… Para optimizar las reuniones, es importante saber presentar nuestros contenidos. Si tenemos una ficha de cada comercial con sus puntos fuertes, y anotamos en el CRM fácil cómo se implica en las reuniones, podremos dinamizar estas. Cuanto más cómodos estemos todos y antes entremos en materia, mejor fluirá todo.
Igual que la percepción del cliente es importante, la percepción de los miembros del equipo también. Una reunión bien estructurada, donde nos acompañan en el proceso de trabajo, será mucho más productiva que esas comidas de cuatro horas.
4. Toma nota
Optimizar las reuniones con CRM pasa por recordar esa reunión. Por eso es necesario que una persona registre el contenido de la reunión. Es una tarea que puede rotar, y reforzar la cohesión del equipo de ventas. Después podemos volver a las notas de esa reunión en el CRM y recordar lo que necesitamos para ponerla en práctica. Porque el CRM no es una agenda de clientes, es una herramienta para desarrollar estrategias de venta.