Un CRM online nos permite organizarnos en equipo. Aunque la agenda de clientes suele ser lo primero que pensamos al oír «CRM fácil«, no es la única cosa que organizar en una empresa. Los comerciales necesitan organizar también los documentos que les ayudan a vender. También podemos ordenar documentos con CRM. Es más, debemos.
Los documentos también son datos
Para vender más y mejor, tenemos que tener organizado todo el conocimiento de la empresa. La base de datos de clientes es fundamental, pero no es la única fuente de datos importante. Igual que ordenamos nuestros presupuestos, nuestra facturación… Los documentos que utilizamos a diario también necesitan «mimos». Y ese mimo lo tenemos en nuestra biblioteca CRM.
La biblioteca de la empresa
La ventaja de ordenar documentos con CRM es que creamos una verdadera biblioteca de empresa. Esto sirve tanto para compañías grandes como para cualquier pyme. Todo negocio tiene unos documentos que le ayudan a vender. Argumentarios, catálogos, apariciones en prensa… Desde el material técnico hasta referencias de nuestros clientes. Todo esto es lo que somos, lo que es nuestra empresa.
Esta biblioteca puede ocupar espacio… o estar en el CRM. La mayoría de documentos hoy en día ya nos llegan en formato digital. Simplemente tendremos que subirlos al CRM online. Otros tendremos que escanearlos (si son grandes) o, simplemente, fotografiarlos. Y tan sencillo como eso, tendremos una biblioteca digital completa en el CRM. Justo al lado de nuestra agenda de clientes.
En Trebede.com aconsejamos a nuestros clientes ordenar sus documentos CRM con este truco: una simple foto con el móvil. ¡Y adiós a buscar esos tickets de gasolina!
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Ordenar documentos con CRM en biblioteca compartida
Otra ventaja de ordenar documentos con CRM es que la biblioteca de empresa está compartida con todo el equipo. Tenemos una sola versión de los documentos, no una en cada ordenador. Reducimos riesgos y ahorramos tiempo y eficacia.
Además, los permisos de usuario nos permiten organizar quién puede leer y quién puede editar los documentos. No es necesario enviar el documento por mail, abrir Word… Cada cual tiene acceso a los documentos que necesita, y puede manipular los que le hacen falta para trabajar.
Carpetas y etiquetas
Los documentos se suben con una etiqueta personalizable: Contabilidad, Privado, Clientes… De esta manera, los tenemos juntos y también ordenados según su utilidad. Y cada comercial o trabajadora puede acceder a esos documentos que necesita.
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Envío de documentos con CRM
Al ordenar documentos con CRM eliminamos también acciones intermedias. Cada usuario con permisos recibe una alerta en su correo con los nuevos documentos. No tenemos, pues, necesidad de enviar ningún aviso a nuestro equipo con los nuevos documentos.
Después, en la pestaña Gestión del CRM online, puede acceder cada trabajador a los que necesita. Esto, en lo que respecta a nuestra comunicación interna en la empresa. Pero los documentos también están ahí para nuestros clientes, ¿verdad?
Si tenemos un documento que necesitamos para un solo cliente, podemos subirlo desde la propia ficha de cliente. Si además, queremos enviarlo por mail, el gestor de correo electrónico del CRM fácil nos dirá cuándo se leyó el mail, cuándo se abrió el documento, y en definitiva, el impacto de nuestras comunicaciones con el cliente.
Como siempre, todo con una sola herramienta, el CRM fácil. Y desde un solo dispositivo. Todo esto podemos hacerlo en la oficina, con nuestro ordenador, o desde el móvil, con nuestras apps CRM.