Un tema paralelo al control de horarios en las empresas es qué hacemos durante la jornada laboral. ¿Se puede hacer más en menos tiempo? Trabajar con un CRM online ayuda a optimizar la jornada laboral, pero requiere un compromiso por parte de toda la empresa.
Lo peor no son los cafés: optimizar la jornada laboral
Hace un par de años se viralizó un artículo que hablaba de que más de la mitad de la jornada se pierde en actividades que parecen trabajo… pero no lo son. Responder e-mails, hacer y rehacer llamadas, apagar los múltiples fuegos que no tienen nadie que los apague…
En resumen, la productividad laboral no se ve amenazada por los descansos, sino por las interrupciones. Por tareas no planificadas que son atendidas de inmediato. Si al leer esto trabajamos ya con CRM fácil, es probable que pensemos en una solución: plantear si esa tarea puede esperar.
¿Cómo de urgente es ese correo? ¿Y esa llamada? ¿Necesitamos actualizas nuestras redes sociales cada hora? Esto vale también para las redes sociales de la empresa. Optimizar la jornada laboral tiene que ver con un cambio de hábitos por parte de todos.
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Gestionar el e-mail eficazmente con CRM
El correo electrónico es uno de los ladrones de tiempo más conocidos. ¡Y lo peor es que respondemos correos que sí tienen que ver con el trabajo! Una clave para reducir esos tiempos es abrir el CRM fácil, abrir el correo en la pantalla de al lado, y responder los correos a primera hora. Si son muchos, también antes de comer.
¿Y si llega un correo urgente? Lo veremos en las notificaciones pero, si no lo es (y todos sabemos distinguirlos) lo responderemos al día siguiente.
Eso sí: durante la hora en la que respondemos correos no marcamos nada «para otro día» o para más adelante. Eso no es resolver eficazmente tareas: es aplazarlas. Y no ayuda a nuestra productividad.
¿De verdad necesitamos whatsapp teniendo CRM?
Claro que necesitamos Whatsapp. Es una gran herramienta que nos permite estar cerca de nuestra familia, de nuestro equipo y de nuestros clientes. Lo que debemos hacer es utilizarla bien. Y no hablamos de apagar el móvil en la oficina.
Debemos tener unos márgenes de tiempo para enviar y recibir whatsapp. Desde luego, nunca fuera de la jornada laboral. A no ser que tengamos un horario muy flexible y que, de común acuerdo, ajustemos entre todos un horario. Esto es muy común entre autónomos.
Lo mismo sucede con herramientas de chat en oficina. Si tenemos un CRM online para intercambiar información, ¿necesitamos realmente esa pantallita entrando y saliendo de nuestra tarea de hoy?
Redes sociales
No te vamos a decir que dejes las redes sociales. Son interesantes y necesarias para tu promoción profesional. La pregunta es: ¿necesitamos comprobar nuestros followers de Twitter cada cinco minutos? No es sano para nosotros, y nuestra empresa no lo necesita.
Nosotros actualizamos nuestras redes sociales unas pocas veces al día. En el caso de LinkedIn invertimos algo más de tiempo. Pero una vez fuera, estamos fuera hasta el rato siguiente. Y no dejamos de atender a ningún contacto ni cliente por ello, al contrario.
Todas estas pequeñas acciones pueden aumentar nuestra productividad. Y con ello, podemos optimizar de forma progresiva nuestra jornada laboral. Quizá podamos empezar por cambiar los horarios de salida o concentrar alguna jornada más. El CRM fácil está ahí para mejorar nuestra vida, además de nuestro trabajo.