Da igual si tenemos una empresa grande como si somos tres o cuatro personas. Si hay alguien en el equipo dedicado a vender, ya tenemos un departamento comercial. Organizar un departamento comercial no depende tanto de sus dimensiones como del tipo de trabajo que nuestro negocio quiere desarrollar. Se trata de mucho más que vender, sino de cómo vender hoy, mañana y pasado mañana.

El objetivo de todo negocio es vender. Si no vendemos no hay empresa. Por eso mismo es importante dedicar esfuerzos y recursos a que nuestro equipo de ventas pueda hacer su trabajo. Y si tenemos un comercial tenemos un departamento de ventas. La organización del equipo empieza ya desde la selección de perfiles y la contratación. Y por supuesto, organizar un departamento comercial también es cuestión de datos.

organizar un departamento comercial

La próxima comida de equipo, si no nos organizamos

La Escuela de Negocios CEF define así la organización del departamento comercial: Al igual que no existe un «vendedor tipo» en las organizaciones comerciales, tampoco hay una serie de modelos estándar de organización, debido principalmente a la enorme diversidad de clientes y mercados.

¿Qué hace el departamento comercial (además de vender)?

El sector de las ventas ha cambiado mucho en apenas tres años. La entrada de las redes sociales han cambiado la gestión comercial: vender puerta a puerta sigue teniendo su vigencia, claro. Pero los canales se han abierto tanto que ya no basta con una agenda. Organizar un departamento comercial es una variable diferencial entre vender y no vender. La clave está en definir bien sus funciones. Qué hace un departamento de ventas y qué no hace:

  • Definición de producto: Mejor que nadie, los vendedores y vendedoras saben qué se vende y qué no. Y en muchas ocasiones, ellos saben ya por qué. Para investigar nuestro mercado, los gustos y necesidades de los clientes y prospectos, el primer paso es escuchar a los comerciales. Después, el análisis queda en manos del jefe de equipo o del departamento de marketing.
  • Objetivos de ventas e incentivos: Del mismo modo, los vendedores y vendedoras saben cuánto pueden vender. Si desarrollamos unos objetivos razonables y los incentivamos correctamente, el departamento comercial será el primero en cumplir esos objetivos.
  • Calidad: Las bases de calidad de producto y atención al cliente parten de la experiencia de la fuerza de ventas. Ahora bien, desarrollar un plan de calidad no puede ser responsabilidad del departamento comercial. Ellos nos proporcionan los datos y nos dan su sabiduría de campo. Los líderes de equipo deben asumir el análisis de esos datos y las estrategias subsiguientes.
  • Seguimiento de clientes: Una buena venta nunca se cierra. Después de una operación queremos que haya otra y otra. De modo que los comerciales deben poder controlar su relación con el cliente. Saber cuándo llamarle, cuándo hacer seguimiento, cuando responder a un problema. Y deben ser los primeros en decidir qué solución ofrecer al cliente insatisfecho.

Cómo organizar un departamento comercial eficaz

Organizar un departamento comercial es la primera obligación del gerente. Da igual el tamaño de nuestra empresa o nuestro volumen de negocio. Incluso las profesionales freelance y autónomos pueden aplicar técnicas de organización comercial a su rutina diaria. Técnicas sencillas, que probablemente ya estemos utilizando sin saberlo. Aplicarlas bien nos hará mejorar nuestros beneficios y mejorar nuestra gestión del tiempo.

  • Definir tareas: ¿Quién vende en estas áreas de ventas? ¿Quién hace los cobros? ¿Quién destaca en prospección? ¿Quién define producto? Todas estas tareas ya están en nuestro programa de gestión comercial online. Basta con leer los informes y definir estas tareas. ¡Siempre en equipo!
  • Competencias y talento: Paralelamente a as tareas, el líder de equipo debe distribuir éstas fijándose en los talentos y habilidades de los comerciales. Organizar un departamento comercial es organizar talentos. Si Jaime se dedica a la prospección pero lo que se le da bien es el seguimient, hay que redefinir sus tareas. De nuevo, nuestros alidados son nuestro CRM y nuestra escucha al equipo.
  • Estructura: La estructura de nuestro departamento comercial depende de nuestro volumen de negocio. O dicho claro, de cuánto dinero podemos invertir. A más volumen de negocio más personal podemos contratar. Pero en cualquier caso hemos de apostar por un equipo comercial horizontal. Con líderes, sin gallitos, sin estrellas, premiando el talento pero con comunicación fluida. Todos deben sentir que pueden destacar. Incentivar la cooperación da mejores resultados que echar a los comerciales al barro a competir entre sí.

Podemos organizar nuestro equipo de ventas por áreas de venta, por producto o por perfiles de mercado. En este sentido, nuestros canales de distribución son tan importantes como los territorios geográficos. Vender online no tiene las mismas dinámicas que vender in situ, y esto influye en cómo organizamos el departamento. También en el número de vendedores dedicados a uno u otro canal de distribución.

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