Por bien que nos vaya, siempre hay maneras de mejorar la productividad de nuestra empresa. Pero «mejorar la productividad» no significa machacar y machacar la silla… Salvo algunas veces. Todo líder de equipo debería estudiar herramientas de productividad para empresas. Debería ser parte de su rutina. Aplicarlas bien depende (qué raro) es cuestión de datos.
Herramientas de productividad es mucho más que «herramientas online de productividad». Claro que el CRM online es una herramienta de productividad clave para pymes y empresas. Pero no es la única herramienta de productividad online. Y «online» es sólo una parte de técnicas que quizá ni siquiera sabemos que están ahí.
Quizá la mejor herramienta de productividad para empresas y autónomos sea esta: Organización. Como dice nuestro ya viejo conocido Francesc Ricart, la palabra mágica es Organización a pesar de la presión.Sin organización se te come la presión de querer llegar a todas partes. Se trata de ir pasito a pasito y no pensar en el estrés.
FrancescRicart.com
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Los viejos trucos: herramientas de productividad de ayer y hoy
Antes de hablar de herramientas de productividad online, creemos que hay que poner en práctica «los viejos trucos». Cosas que creíamos que ya hacíamos y no hacemos. Cosas que no sabemos que hacemos. Cosas como:
1.Establecer rutinas de trabajo
Distraerse es más complicado cuando desarrollamos una rutina. Hacerse con una rutina personal de trabajo es difícil, no lo vamos a negar. Pero una vez que cogemos el hábito mejoramos el ritmo, olvidamos menos cosas y trabajamos mejor.
Lo mejor es hacer una lista de las tareas por día, semana y mes. ¿En papel? ¿Por qué no? Tan fácil como llegar al trabajo y saber por dónde empezar. Importante saber qué actividades son diarias y cuáles pueden realizarse una o dos veces por semana. ¡Y dejar los emails y las redes sociales para el final de la mañana!
Nuestro CRM fácil online nos sirve como ayuda aquí. La herramienta de productividad Tareas puede programarse. De esta forma nuestro Calendario CRM tendrá las labores correspondientes a cada día preparadas para nosotros.
2.Todo es de color
Todo es de color, que cantaba Triana. También nuestra manera de organizarnos. Eso sí, al organizar por colores debemos ser constantes. Si elegimos rojo para las visitas a clientes, que sea rojo en el papel, en el corcho de la pared y en el Calendario CRM online. Para generar el reflejo en nuestro cerebro.
3. Medir progresos
¡Que levante la mano el equipo comercial que se reúna para celebrar los éxitos y no para aguantar chaparrones! Una de esas tareas mensuales es precisamente medir los progresos y celebrarlos. Mejorar el ambiente y cohesionar los equipos es la mayor herramienta de productividad para una empresa… después de la organización.
Si trabajamos con un CRM fácil en la nube tenemos los reportes de gestión y ventas siempre actualizados en tiempo real. La líder de equipo podrá ver cómo progresa cada persona, y podrá detectar problemas rápidamente. También comprobar los éxitos y progresos. No hace falta analizar una estadística: simplemente abrir la pestaña Informes.
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4. Usar plantillas
¿Cómo que hay que usar recursos y plantillas? ¿No hay que dar un servicio personalizado al cliente? ¡Claro que sí! Por eso precisamente podemos usar plantillas y mockups para personalizar cada comunicación. Con esta herramienta de productividad no tendremos que arrancar de cero cada vez.
Algunas empresas ofrecen plantillas de marketing gratuitas para descarga. Nuestro consejo es que, si vemos una plantilla que nos gusta, contactar con el autor para comunicárselo. Podrá añadirnos a su portafolio. Si además tiene un funding en su web, tipo Patreon o CoFi, ingresemos un dinero que le vendrá bien.
Las herramientas Notas y Documentos del CRM fácil online de Trebede.com sirven para aprovechar al máximo nuestras plantillas de marketing. Podemos guardar todos aquellos textos, referencias o enlaces que empleemos y personalizarlos en el correo al cliente. Sin límite y sin errores.
Herramientas online de productividad (ahora sí)
De las cuatro herramientas de productividad «tradicionales» que hemos visto, todas, absolutamente todas tienen hueco en el CRM fácil. Creemos en un programa de gestión comercial sencillo y funcional, y así lo hemos desarrollado.
Sin embargo, hay algunas aplicaciones que sirven, y muy bien, como complemento. Sobre todo para generar ese hábito de productividad del que hablábamos. Por ejemplo:
- Todoist: Para lograr más productividad laboral podemos aplicar esta herramienta de listas en nuestra vida diaria. Sencilla, fácil y con versión móvil, como nuestro CRM.
- Doodle: la herramienta de encuestas de Google que nos ahorrará MUCHOS mails. Y que nos ayudará a organizar la comida de Navidad en un ratito y sin malos rollos.
- Whatsapp: además de para recibir memes de tu cuñado y de desear prenderle fuego al AMPA del cole, Whatsapp nos permite enviar mensajes de voz y hacer llamadas por IP en lugares de mala cobertura. La ficha de cliente de nuestro CRM online tiene un campo whatsapp para enviar mensajes directamente a los clientes.
- Feedly: para leer en la tablet o móvil todo eso que no queremos perdernos.
Seguro que en tu empresa tenéis algún recurso que aprovecháis para mejorar vuestra productividad. Déjanos tus ideas en los comentarios.